Checklist para organizar una campaña de acogida de animales

Una campaña de acogida de animales necesita coordinación entre personas, animales y espacio. Esta checklist reúne las gestiones y los materiales para preparar la jornada sin dejar para el último momento la información sanitaria, los turnos de voluntariado o el punto de donaciones. Empieza por las reservas y las inscripciones, confirma después la lista de animales y termina con el montaje, la comida y las instrucciones para el equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la campaña en línea
2 personas
Reservar el espacio exterior
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el turno de voluntarios
Seleccionar la lista de animales
2 personas
Revisar la información sanitaria
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Comprobar el stock de materiales
2 personas
Preparar el formulario de donación
Probar el código QR para donaciones
Imprimir los carteles informativos
Laminado de información sobre animales
Hacer la compra
2 personas
Preparar la comida para los animales
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Montar mesas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Preparar el espacio de descanso para animales
3 personas
Montar punto de donación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Exponer información sobre animales
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Explicar la información sobre los animales
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vigilar el descanso de los animales
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Devolver los animales
3 personas

Seguimiento

Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Entregar de forma segura el importe de la donación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Revisar los alojamientos de animales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 6
Sillascant. 40
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Cajas plegablescant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Paneles informativoscant. 12
Fotos de animalescant. 20
Decoración de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cargadores portátilescant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Termoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de microfibracant. 20

Iluminación

Lámparas de bateríacant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Cajas de donacionescant. 3
Terminales de pagocant. 2
Cubiertos de serviciocant. 12
Compras

Cuidado de animales

Bandejas de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12
Cestas de transportecant. 6
Lanyardscant. 10
Cinturonescant. 10
Toallascant. 20
Dispensadores de bolsas para excrementos de perrocant. 4

Consejos

Confirma la lista de animales y revisa su información sanitaria antes de publicar la campaña. Así puedes preparar carteles y responder preguntas sin buscar datos el mismo día.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación suficiente para ajustar la compra y la comida. Entrega las instrucciones a los voluntarios antes de confirmar sus turnos.
Prueba el formulario y el código QR de donaciones al menos 24 horas antes. Imprime también la información, porque una conexión lenta o un móvil sin batería puede bloquear las donaciones.
Comprueba recintos, carpas, mesas, cables y regletas antes de empezar el montaje. El día del evento deja preparado un espacio de descanso separado para los animales y evita improvisar su ubicación.
Enfría las bebidas y prepara aperitivos con tiempo, pero monta la mesa de catering cerca del inicio. Reserva neveras portátiles, termos y utensilios también para el equipo de voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que publicar una campaña de acogida de animales?: Publícala cuando ya tengas reservado el espacio, definida la lista de animales y revisada la información sanitaria. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones y organizar los turnos.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una campaña de acogida?: Calcula la comida según el número confirmado de asistentes y voluntarios, y añade un margen del 10 %. Para las bebidas, prepara entre 2 y 3 por persona durante la primera hora y mantén una parte refrigerada.
¿Cuándo debo confirmar a los voluntarios?: Confirma los turnos entre 3 y 5 días antes y envía las instrucciones impresas o digitales en ese momento. Pide que cada persona confirme su disponibilidad y su hora de llegada.
¿Cuándo se monta el espacio para los animales?: Comprueba los recintos y prepara el espacio de descanso antes de montar la zona de catering. Haz la revisión final entre 60 y 90 minutos antes de abrir, con agua y materiales ya colocados.

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