Zo organiseer je een Día de los Muertos

Begin met de datum, het programma en de capaciteit van de locatie. Regel daarna vergunningen, catering en uitnodigingen, zodat je tijd hebt om dieetwensen en aanmeldingen te verwerken. Een Día de los Muertos draait om een zorgvuldige ofrenda, maar ook om praktische onderdelen zoals buffet, workshops, ontvangst en vrijwilligersposten. Plan de opbouw in duidelijke blokken en haal verse bloemen en andere bederfelijke materialen pas kort voor het evenement op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en capaciteit reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers voor eten vastleggen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma publiceren
10
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
11
Herinnering aan gasten sturen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve gastenlijst afdrukken
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Verse bloemen ophalen
2 personen
17
Bloemen en fruit bewaren
2 personen
18
Altarondergrond voorbereiden
2 personen
19
Eten voorbereiden
4 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Buffettafels opstellen
3 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
26
Geluidsapparatuur testen
2 personen
27
Verlichting testen
2 personen
28
Papel picado ophangen
3 personen
29
Bloemendecoratie plaatsen
3 personen
30
Ofrenda opbouwen
3 personen
31
Foto’s en herinneringen plaatsen
2 personen
32
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
33
Gezichtsverfstation inrichten
2 personen
34
Knutselsmaterialen klaarleggen
2 personen
35
Naamkaartjes en polsbandjes klaarleggen
36
Allergeneninformatie klaarleggen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
40
Crewbriefing geven
4 personen

Event

41
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
42
Gasten verwelkomen
3 personen
43
Programma toelichten
44
Ofrenda toelichten
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Fotohoek begeleiden
47
Gezichten schminken
3 personen
48
Papieren bloemen maken
2 personen
49
Suikerschedels versieren
3 personen
50
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
51
Muziekprogramma starten
52
Verhaal over traditie vertellen
53
Buffet openen
2 personen
54
Hapjes serveren
4 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Kaarsen controleren
62
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
63
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Kaarsen doven
2 personen
67
Decoratie afnemen
3 personen
68
Bloemen en voedsel opruimen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Foto’s en herinneringen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Workshoptafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Klaptafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 110
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12

Decoratie

Ofrendastandaard
Papel picado slingersaantal 12
Gekleurde tafellopersaantal 12
Decoratieve schedelsaantal 20
Papieren bloemenaantal 40
Decoratieve doekenaantal 8
Fotolijstjesaantal 20
Spiegelsaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Lintenaantal 10
Sierpottenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledkaarsenaantal 40
Lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Fotocamera
Fotostatievenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor allergenenaantal 40
Handschoenenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteilaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Creatief materiaal

Gezichtsverfsetsaantal 8
Make-upkwastenaantal 24
Spiegels voor schminkenaantal 8
Papier voor bloemenaantal 300
Kinderschaaraantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Tafelfolieaantal 6
Schortenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf het programma, de locatiecapaciteit en eventuele vergunningen uit. Verstuur uitnodigingen zodra datum, tijden en inschrijving vaststaan; zo kun je dieetwensen en aantallen tijdig doorgeven aan de cateraar.
Plan de ofrenda niet als laatste decoratietaak. Reserveer een aparte ondergrond en controleer vooraf of de standaard, bloemen, fruit, foto’s en decoratieve materialen compleet zijn; haal verse bloemen bij voorkeur 1 dag voor het evenement op.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar met een ontvangstbalie, naamkaartjes of polsbandjes en duidelijke krijtborden. Zet buffet, koffie- en theestation en workshoptafels uit elkaar, zodat wachtrijen niet door de activiteiten lopen.
Wijs vrijwilligers per post toe en geef iedereen uiterlijk 1 week vooraf een tijdstip en korte instructie. Zorg op de dag zelf voor een aanspreekpunt dat de gastenlijst, dieetwensen, workshops en leveranciers kan coördineren.
Doe de laatste boodschappen en materiaalcontrole 1 tot 2 dagen vooraf. Koel dranken op tijd, bewaar bloemen en fruit geschikt, en druk de definitieve gastenlijst pas af nadat de laatste aanmeldingen en afmeldingen zijn verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Día de los Muertos organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, capaciteit en programma. Leg catering en eventuele vergunningen uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Wanneer haal ik verse bloemen voor een Día de los Muertos op?: Haal verse bloemen meestal 1 dag vooraf op. Bewaar ze koel en verwerkt ze pas tijdens de laatste opbouw, zodat ze tijdens het evenement stevig en verzorgd blijven.
Hoe deel ik vrijwilligers in voor Día de los Muertos?: Maak minimaal 1 week vooraf een rooster met posten voor ontvangst, buffet, workshops en opruimen. Plan per post een hoofdverantwoordelijke en houd op de dag zelf één coördinator beschikbaar voor wijzigingen.
Wanneer zet ik de ofrenda en buffettafels klaar?: Bereid de altarondergrond en decoratie vooraf voor en plan de definitieve opbouw op de dag zelf in een blok van ongeveer 2 tot 3 uur. Zet buffettafels, ontvangstbalie en workshoptafels pas neer nadat de looproute en capaciteit van de ruimte zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.