Checklist voor een creatief kamp organiseren

Een creatief kamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en knutselmateriaal klaarzetten. Je regelt vooraf een geschikte ruimte, een programma met workshops en een deelnemersadministratie met dieetwensen en noodcontacten. In de laatste dagen draait alles om controleren, sorteren en klaarzetten: van werkbladen en materialen tot gekoeld eten en drank. Deze checklist volgt die volgorde, zodat je op de dag zelf direct met inschrijven en werken kunt beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst afdrukken
Werkbladen afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Creatief materiaal sorteren
2 personen
Werkstations voorbereiden
2 personen
Muziek klaarzetten
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Werktafels afdekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
Materialen per workshop klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Huisregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Tekenworkshop begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Schilderworkshop begeleiden
3 personen
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Kookactiviteit begeleiden
4 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Collageworkshop begeleiden
3 personen
Werkstukken presenteren
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid en uitchecken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Materialen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Inschrijftafel
Werkkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Kookplatenaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Papieren slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Creatief materiaal

Schetsboekenaantal 36
Tekenpotlodenaantal 40
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Kwastenaantal 48
Scharenaantal 20
Lijmsticksaantal 24
Gekleurd papieraantal 10
Canvasdoekenaantal 36
Knutselschortenaantal 36
Beschermfolieaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per workshop een eigen materiaalset en leg die uiterlijk de dag ervoor bij het juiste werkstation. Zo hoef je tijdens het kamp niet meer te zoeken naar schetsboeken, tekenpotloden, kleurpotloden of viltstiften.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten tegelijk met de aanmeldingen en druk de deelnemerslijst vooraf af. Controleer de lijst nog één keer op de ochtend van het kamp, omdat afmeldingen vaak laat binnenkomen.
Dek werktafels af voordat je materialen neerzet en plaats afvalbakken binnen handbereik. Zet per tafel minstens één afvalbak en houd verlengsnoeren en stekkerdozen buiten looppaden.
Zet dranken koud en bewaar eten gekoeld tot het moment van serveren. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf of je genoeg herbruikbare bekers, borden en besteksets hebt.
Loop de ruimte minimaal 60 minuten voor de start na: tafels, stoelen, inschrijftafel, muziek, verlichting en werkstations. Test de Bluetoothspeaker en alle apparaten voordat deelnemers arriveren, niet tijdens de eerste workshop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een creatief kamp organiseren?: Reserveer de ruimte en maak het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de start, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten te verwerken.
Wanneer moet ik de materialen voor een creatief kamp klaarzetten?: Controleer alle materialen 2 tot 3 dagen vooraf en sorteer ze per workshop. Zet de werkstations en materiaalsets de dag voor het kamp klaar; op de dag zelf hoef je alleen nog de ruimte te inspecteren.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een creatief kamp?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Zet de dranken minstens 2 uur vooraf koud en gebruik een koelbox als er geen koelkast bij de ruimte is.
Wat moet ik op de dag van een creatief kamp als eerste doen?: Begin ongeveer 60 minuten voor aanvang met de ruimte-inspectie. Controleer daarna de inschrijftafel, deelnemerslijst, werkstations, apparatuur en gekoelde boodschappen voordat je deelnemers ontvangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.