Cómo organizar un Día de los Muertos paso a paso

Organizar un Día de los Muertos requiere coordinar el programa, el espacio, la comida y el montaje del altar sin dejar los detalles para el último día. Empieza fijando la fecha, la capacidad y los permisos; después confirma proveedores, invitaciones y voluntarios. Durante la última semana, cierra las inscripciones, revisa el pronóstico y compra lo que falte. El día del evento, monta primero las mesas y el altar, y deja la comida, las bebidas y las flores para el tramo final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el espacio y la capacidad
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Asignar proveedores de comida
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Publicar el programa
10
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
11
Enviar recordatorio a los invitados
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Imprimir la lista definitiva de invitados
14
Hacer la compra
3 personas
15
Comprobar los materiales
2 personas
16
Recoger flores frescas
2 personas
17
Guardar flores y fruta
2 personas
18
Preparar la base del altar
2 personas
19
Preparar la comida
4 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Montar la estación de café y té
2 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Montar mesas de buffet
3 personas
24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
25
Preparar las mesas del taller
3 personas
26
Probar el equipo de sonido
2 personas
27
Probar la iluminación
2 personas
28
Colgar el papel picado
3 personas
29
Colocar la decoración floral
3 personas
30
Montar la ofrenda
3 personas
31
Colocar fotos y recuerdos
2 personas
32
Colocar velas de forma segura
2 personas
33
Montar el puesto de pintura facial
2 personas
34
Preparar los materiales de manualidades
2 personas
35
Preparar las tarjetas de nombre y las pulseras
36
Dejar lista la información sobre alérgenos
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas
40
Dar la charla al equipo
4 personas

Evento

41
Atender la recepción
2 personas
42
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
43
Presentar el programa
44
Explicar la ofrenda
45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
46
Atender el rincón fotográfico
47
Pintar caras
3 personas
48
Hacer flores de papel
2 personas
49
Decoración de calaveras de azúcar
3 personas
50
Acompañar la actividad infantil
2 personas
51
Iniciar el programa musical
52
Contar la historia de la tradición
53
Abrir el buffet
2 personas
54
Servir aperitivos
4 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Recoger la vajilla usada
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Comprobar las velas
62
Coordinar el momento conmemorativo
2 personas
63
Guiar la actividad de baile
2 personas
64
Anunciar la última ronda
65
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

66
Apagar las velas
2 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Recoger flores y comida
3 personas
69
Desmontar mesas y sillas
4 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
73
Clasificar y retirar residuos
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar el stock sobrante
2 personas
79
Devolver fotos y recuerdos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de tallercant. 6
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Mantelescant. 16
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 130
Cuencos reutilizablescant. 110
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Stand de ofrendas
Guirnaldas de papel picadocant. 12
Manteles de mesa de colorescant. 12
Calaveras decorativascant. 20
Flores de papelcant. 40
Paños decorativoscant. 8
Marcos de fotoscant. 20
Espejoscant. 4
Pizarrascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Cintascant. 10
Macetas decorativascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Velas LEDcant. 40
Farolescant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Reproductor de música
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cámara de fotos
Trípodes para fotoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de servircant. 16
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Etiquetas de alérgenoscant. 40
Guantescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Palangana para lavarcant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Material creativo

Kits de pintura facialcant. 8
Pinceles de maquillajecant. 24
Espejos para maquillajecant. 8
Papel para florescant. 300
Tijeras para niñoscant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Film para mesascant. 6
Delantalescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el aforo antes de enviar las invitaciones. Reserva el espacio con varias semanas de margen y confirma si necesitas permisos o notificaciones.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas a los proveedores de comida. No esperes al día anterior para calcular raciones ni para confirmar quién se encarga de cada puesto.
Asigna voluntarios con turnos y responsables concretos: recepción, buffet, taller, café y té. Envía un recordatorio a los invitados y publica el programa al menos 48 horas antes.
Comprueba materiales, vajilla reutilizable, mesas y sillas durante la semana previa. Imprime la lista definitiva de invitados y prepara las tarjetas de nombre antes de abrir la recepción.
Monta la base del altar y coloca la decoración con tiempo, pero recoge las flores frescas poco antes del evento. Guarda flores y fruta en un lugar fresco, enfría las bebidas y prepara la estación de café y té antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de los Muertos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, comprobar permisos, contratar la comida y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, voluntarios, compras y materiales.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, sobre todo si necesitas gestionar inscripciones o preferencias dietéticas. Envía un recordatorio final 48 horas antes con el programa, el horario y la información práctica.
¿Cuándo hay que comprar las flores para el altar?: Compra las flores frescas entre 1 y 2 días antes y guárdalas en un lugar fresco. Colócalas el mismo día, después de preparar la base del altar, para que lleguen en buen estado.
¿Qué se monta primero el día del evento?: Empieza entre 2 y 3 horas antes con mesas, sillas, buffet, recepción y taller. Después prepara el altar y la decoración; deja la comida, las bebidas frías y la estación de café y té para los últimos 30 a 45 minutos.

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