Día de los Muertos organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Día de los Muertos laufen mehrere Bereiche gleichzeitig: Programm, Gästeliste, Altar, Essen und Workshops. Beginne mit Datum, Ablauf und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Danach koordinierst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und freiwillige Helfer. In den letzten Tagen geht es vor allem um frische Blumen, Lebensmittel, Getränke, Aufbau und eine klare Einteilung am Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Kapazität reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Speisenlieferanten festlegen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm veröffentlichen
10
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
11
Erinnerung an Gäste senden
12
Wettervorhersage prüfen
13
Endgültige Gästeliste ausdrucken
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Materialien prüfen
2 Personen
16
Frische Blumen abholen
2 Personen
17
Blumen und Obst aufbewahren
2 Personen
18
Altaruntergrund vorbereiten
2 Personen
19
Essen vorbereiten
4 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Buffetische aufstellen
3 Personen
24
Empfangstheke einrichten
2 Personen
25
Workshoptische aufstellen
3 Personen
26
Tonanlage testen
2 Personen
27
Beleuchtung testen
2 Personen
28
Papel picado aufhängen
3 Personen
29
Blumendekoration anbringen
3 Personen
30
Ofrenda aufbauen
3 Personen
31
Fotos und Erinnerungen veröffentlichen
2 Personen
32
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
33
Schminkstation einrichten
2 Personen
34
Bastelmaterialien bereitlegen
2 Personen
35
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
36
Allergeninformationen bereitlegen
37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
39
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
40
Crew-Briefing geben
4 Personen

Event

41
Empfangstheke besetzen
2 Personen
42
Gäste begrüßen
3 Personen
43
Programm vorstellen
44
Ofrenda erläutern
45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
46
Fotoecke betreuen
47
Gesichter schminken
3 Personen
48
Papierblumen basteln
2 Personen
49
Zuckerschädel verzieren
3 Personen
50
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
51
Musikprogramm starten
52
Geschichte über die Tradition erzählen
53
Buffet eröffnen
2 Personen
54
Snacks servieren
4 Personen
55
Buffet auffüllen
3 Personen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Kerzen prüfen
62
Gedenkfeier begleiten
2 Personen
63
Tanzaktivität betreuen
2 Personen
64
Letzte Runde ankündigen
65
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Kerzen löschen
2 Personen
67
Dekoration abnehmen
3 Personen
68
Blumen und Essen aufräumen
3 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
73
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
79
Fotos und Erinnerungsstücke zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
WorkshoptischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
KlappischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 110
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 12

Dekoration

Opferständer
Papel-picado-GirlandenAnz. 12
Bunte TischläuferAnz. 12
Dekorative SchädelAnz. 20
PapierblumenAnz. 40
Dekorative StoffeAnz. 8
FotorahmenAnz. 20
SpiegelAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
BänderAnz. 10
DekotöpfeAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 40
LaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Musikplayer
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Fotokamera
FotostativeAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
Etiketten für AllergeneAnz. 40
HandschuheAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
SpülwanneAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3

Kreatives Material

GesichtsmalsetsAnz. 8
Make-up-PinselAnz. 24
Spiegel fürs SchminkenAnz. 8
Papier für BlumenAnz. 300
KinderschereAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
TischfolieAnz. 6
SchürzenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Veranstaltungsort inklusive Kapazität. Prüfe frühzeitig, ob Genehmigungen oder Meldungen erforderlich sind, denn diese lassen sich oft nicht innerhalb weniger Tage nachholen.
Verschicke die Einladungen so, dass du mindestens 7 Tage für Rückmeldungen hast. Erfasse dabei Ernährungswünsche und drucke die endgültige Gästeliste spätestens am Vortag aus.
Plane den Aufbau in Zonen: Empfangstheke, Buffet, Kaffee- und Getränkestation sowie Workshoptische. Für den Aufbau von Tischen, Stühlen, Dekoration und Geschirr solltest du mindestens 2 Stunden vor Beginn einrechnen.
Hole frische Blumen erst kurz vor der Veranstaltung ab und lagere Blumen und Obst kühl beziehungsweise geschützt. Werden sie zu früh gekauft oder falsch gelagert, verlieren sie bis zum Aufbau sichtbar an Qualität.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Mehrweg-Geschirr, Servierschalen, Zangen und Wasserkaraffen gemeinsam an den Buffetbereich. Eine separate Kaffee- und Teestation verhindert, dass sich Warteschlangen am Empfang bilden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Día de los Muertos organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann sollte man die Blumen für ein Día de los Muertos kaufen?: Frische Blumen holst du idealerweise am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher ab. Bewahre sie bis zum Aufbau kühl und geschützt auf, damit sie beim Schmücken des Altars frisch bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Día de los Muertos?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Empfang, Workshoptische und Dekoration ein. Wenn der Altar aufwendig gestaltet wird oder mehrere Helfer eingewiesen werden müssen, sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?: Schließe die Anmeldungen spätestens 2 Tage vor der Veranstaltung ab und drucke die endgültige Liste am Vortag aus. So kannst du Sitzplätze, Essen, Namensschilder und die Einteilung der freiwilligen Helfer noch anpassen.

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