Organiser un Día de los Muertos, étape par étape

Pour organiser un Día de los Muertos, commencez par fixer la date, le programme et la capacité du lieu avant de réserver le repas ou d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite l’autel, les fleurs fraîches, les photos et les éléments décoratifs, puis répartissez les bénévoles par poste. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, gérer les besoins alimentaires, refroidir les boissons et vérifier le matériel. Le jour même, installez d’abord les tables, l’accueil et l’autel, puis le buffet et l’atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la capacité
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Réserver les fournisseurs de nourriture
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme
10
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
11
Envoyer un rappel aux invités
12
Vérifier les prévisions météo
13
Imprimer la liste définitive des invités
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Récupérer les fleurs fraîches
2 personnes
17
Conserver les fleurs et les fruits
2 personnes
18
Préparer le sol de l’autel
2 personnes
19
Préparer la nourriture
4 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Installer le stand café et thé
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
26
Tester le matériel sonore
2 personnes
27
Tester l’éclairage
2 personnes
28
Suspendre le papel picado
3 personnes
29
Installer la décoration florale
3 personnes
30
Installer l’ofrenda
3 personnes
31
Publier des photos et des souvenirs
2 personnes
32
Placer les bougies en toute sécurité
2 personnes
33
Installer le stand de maquillage
2 personnes
34
Préparer le matériel de bricolage
2 personnes
35
Préparer les badges et les bracelets
36
Préparer les informations sur les allergènes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
40
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes

Événement

41
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Présenter le programme
44
Présenter l’Ofrenda
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Animer le coin photo
47
Maquiller les visages
3 personnes
48
Fabriquer des fleurs en papier
2 personnes
49
Décorer les crânes en sucre
3 personnes
50
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
51
Lancer le programme musical
52
Raconter l'histoire de la tradition
53
Ouvrir le buffet
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les bougies
62
Animer le moment de commémoration
2 personnes
63
Animer l’activité danse
2 personnes
64
Annoncer le dernier tour
65
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

66
Éteindre les bougies
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Ranger les fleurs et les aliments
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Remettre les photos et les souvenirs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tables d'atelierqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 16
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 110
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 12

Décoration

Support d’offrande
Guirlandes de papel picadoqté 12
Chemins de table colorésqté 12
Crânes décoratifsqté 20
Fleurs en papierqté 40
Tissus décoratifsqté 8
Cadres photoqté 20
Miroirsqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Rubansqté 10
Pots décoratifsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Bougies LEDqté 40
Lanternesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Lecteur audio
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Appareil photo
Trépieds photoqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour allergènesqté 40
Gantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Bac à vaisselleqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Matériel créatif

Kits de maquillageqté 8
Pinceaux de maquillageqté 24
Miroirs pour le maquillageqté 8
Papier pour fleursqté 300
Ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Nappe de tableqté 6
Tabliersqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et sa capacité avant toute invitation : le nombre de tables, de chaises et de places à l’atelier dépend directement de cette donnée. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires au moins 3 à 4 semaines avant la date.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au fournisseur de repas 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez une marge pour les inscriptions tardives uniquement si le prestataire l’accepte.
Ne récupérez pas les fleurs fraîches le jour précédent sans solution de conservation : prévoyez un endroit frais et préparez l’autel du support jusqu’aux détails décoratifs avant l’arrivée du public. Les fruits et les fleurs sont souvent oubliés dans le contrôle final du matériel.
Envoyez un rappel 48 heures avant avec l’horaire, l’adresse et le programme. Imprimez la liste définitive des invités le jour même et préparez les badges à l’accueil pour éviter un embouteillage au début.
Organisez l’installation dans cet ordre : accueil et circulation, tables et chaises, buffet, café-thé, puis tables de l’atelier et autel. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et vérifiez les assiettes, bols, gobelets, couverts, carafes et ustensiles de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Día de los Muertos ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le repas, d’obtenir les autorisations, d’envoyer les invitations et de répartir les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un Día de los Muertos ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, avec une échéance d’inscription fixée au moins 7 jours avant. Vous pourrez ainsi recueillir les besoins alimentaires et confirmer le nombre de repas.
Quand acheter les fleurs fraîches pour l’autel ?: Récupérez-les 1 à 2 jours avant l’événement, puis conservez-les au frais selon leur fragilité. Préparez les fleurs en papier, les photos et les tissus plus tôt afin de ne garder que les éléments périssables pour la fin.
Dans quel ordre installer la salle le jour de l’événement ?: Commencez 3 à 4 heures avant l’ouverture par les tables, les chaises et l’espace d’accueil. Installez ensuite le buffet, le café et le thé, l’atelier et enfin les derniers éléments de l’autel, puis gardez 30 minutes pour le contrôle final.

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