Día de los Muertos organiseren: checklist

Organiseer je een Día de los Muertos-bijeenkomst, dan draait de planning om meer dan decoratie alleen. Je regelt tijdig een locatie, programma, leveranciers, aanmeldingen en vrijwilligers, en bouwt daarna de ofrenda, eetopstelling en workshoptafels op. Verse bloemen en fruit haal je pas kort voor het event op, terwijl uitnodigingen, dieetwensen en vergunningen eerder moeten zijn geregeld. Deze checklist zet de 79 taken en 76 spullen in een werkbare volgorde, zodat je op de dag zelf vooral hoeft klaar te zetten en te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en capaciteit reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers voor eten vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Verse bloemen ophalen
2 personen
Bloemen en fruit bewaren
2 personen
Altarondergrond voorbereiden
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Papel picado ophangen
3 personen
Bloemendecoratie plaatsen
3 personen
Ofrenda opbouwen
3 personen
Foto’s en herinneringen plaatsen
2 personen
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
Gezichtsverfstation inrichten
2 personen
Knutselsmaterialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes en polsbandjes klaarleggen
Allergeneninformatie klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
Crewbriefing geven
4 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Ofrenda toelichten
Welkomstdrank serveren
3 personen
Fotohoek begeleiden
Gezichten schminken
3 personen
Papieren bloemen maken
2 personen
Suikerschedels versieren
3 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Muziekprogramma starten
Verhaal over traditie vertellen
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kaarsen controleren
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kaarsen doven
2 personen
Decoratie afnemen
3 personen
Bloemen en voedsel opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto’s en herinneringen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Workshoptafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Klaptafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 110
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12

Decoratie

Ofrendastandaard
Papel picado slingersaantal 12
Gekleurde tafellopersaantal 12
Decoratieve schedelsaantal 20
Papieren bloemenaantal 40
Decoratieve doekenaantal 8
Fotolijstjesaantal 20
Spiegelsaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Lintenaantal 10
Sierpottenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledkaarsenaantal 40
Lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Fotocamera
Fotostatievenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor allergenenaantal 40
Handschoenenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteilaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Creatief materiaal

Gezichtsverfsetsaantal 8
Make-upkwastenaantal 24
Spiegels voor schminkenaantal 8
Papier voor bloemenaantal 300
Kinderschaaraantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Tafelfolieaantal 6
Schortenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, locatie en capaciteit eerst vast. Controleer daarna direct of vergunningen of meldingen nodig zijn; zonder die informatie kun je uitnodigingen en aanmeldingen niet goed plannen.
Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en aantallen te verzamelen. Gebruik de aanmeldingen vervolgens voor de definitieve gastenlijst, naamkaartjes, polsbandjes en de hoeveelheid servies en eten.
Plan verse bloemen, fruit en ander kwetsbaar materiaal niet te vroeg. Haal de bloemen kort voor het event op, bewaar bloemen en fruit passend en bereid de altarondergrond pas wanneer je de materialen hebt gecontroleerd.
Maak de ruimte op basis van het programma: zet ontvangstbalie, buffettafels, koffie- en theestation en workshoptafels elk op een vaste plek. Reserveer vrije loopruimte rond de ofrendastandaard en houd serveerschalen en opscheplepels bij het buffet.
Stuur na publicatie van het programma nog een herinnering aan gasten en controleer de weersverwachting voordat je de definitieve opstelling maakt. Druk de gastenlijst af en deel vrijwilligers vooraf in, zodat ontvangst, buffet en workshops niet op één persoon aankomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Día de los Muertos uitnodiging versturen?: Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag meteen om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 week voor het event de aantallen kunt vastzetten.
Wanneer haal ik verse bloemen voor Día de los Muertos op?: Haal verse bloemen bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor het event op. Bewaar ze koel en controleer ze opnieuw voordat je de ofrenda en andere decoratie opbouwt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, ontvangstbalie, workshoptafels en decoratie. Trek extra tijd uit als de ofrenda ter plaatse wordt opgebouwd of vrijwilligers nog instructie nodig hebben.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en maak ik de definitieve gastenlijst?: Verzamel dieetwensen vanaf het moment dat de aanmeldingen binnenkomen en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Druk de definitieve gastenlijst 1 dag voor het event af, nadat je de laatste aanmeldingen en afmeldingen hebt verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.