Día de los Muertos organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Día de los Muertos braucht mehr als dekorative Totenköpfe und Papierblumen. Du planst einen festen Ablauf, reservierst einen passenden Ort und koordinierst Altar, Essen, Getränke, Workshops und Helfer. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Genehmigungen, Ernährungswünsche, frische Blumen und die letzte Kontrolle der Gästeliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Kapazität reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Speisenlieferanten festlegen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm veröffentlichen
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Erinnerung an Gäste senden
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Gästeliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Frische Blumen abholen
2 Personen
Blumen und Obst aufbewahren
2 Personen
Altaruntergrund vorbereiten
2 Personen
Essen vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Papel picado aufhängen
3 Personen
Blumendekoration anbringen
3 Personen
Ofrenda aufbauen
3 Personen
Fotos und Erinnerungen veröffentlichen
2 Personen
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
Schminkstation einrichten
2 Personen
Bastelmaterialien bereitlegen
2 Personen
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
Allergeninformationen bereitlegen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
Crew-Briefing geben
4 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Programm vorstellen
Ofrenda erläutern
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Fotoecke betreuen
Gesichter schminken
3 Personen
Papierblumen basteln
2 Personen
Zuckerschädel verzieren
3 Personen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Musikprogramm starten
Geschichte über die Tradition erzählen
Buffet eröffnen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Kerzen prüfen
Gedenkfeier begleiten
2 Personen
Tanzaktivität betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kerzen löschen
2 Personen
Dekoration abnehmen
3 Personen
Blumen und Essen aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fotos und Erinnerungsstücke zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
WorkshoptischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
KlappischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 110
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 12

Dekoration

Opferständer
Papel-picado-GirlandenAnz. 12
Bunte TischläuferAnz. 12
Dekorative SchädelAnz. 20
PapierblumenAnz. 40
Dekorative StoffeAnz. 8
FotorahmenAnz. 20
SpiegelAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
BänderAnz. 10
DekotöpfeAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 40
LaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Musikplayer
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Fotokamera
FotostativeAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
Etiketten für AllergeneAnz. 40
HandschuheAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
SpülwanneAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3

Kreatives Material

GesichtsmalsetsAnz. 8
Make-up-PinselAnz. 24
Spiegel fürs SchminkenAnz. 8
Papier für BlumenAnz. 300
KinderschereAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
TischfolieAnz. 6
SchürzenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Kapazität früh fest. Prüfe Genehmigungen und Meldungen, bevor du Einladungen verschickst, damit Ort und Ablauf später nicht geändert werden müssen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und schließe die Gästeliste spätestens einige Tage vor dem Fest ab. Drucke die endgültige Liste für den Empfang aus, statt sie erst vor Ort vom Handy abzulesen.
Plane den Altar nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite den Untergrund vorher vor, hole frische Blumen rechtzeitig ab und bewahre Blumen und Obst kühl und geschützt auf.
Teile Freiwillige konkreten Posten zu: Empfang, Buffet, Kaffee- und Teestation, Workshop sowie Abbau. Schicke den Helfern spätestens 48 Stunden vorher ihre Einsatzzeit und Aufgabe.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und kontrolliere alle Materialien. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Tische, Stühle, Buffet- und Workshoptische müssen vor dem Empfang vollständig stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Día de los Muertos planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kapazität und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte ich die Gästeliste für Día de los Muertos abschließen?: Schließe die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung ab. Drucke am Veranstaltungstag eine endgültige Version für den Empfang und berücksichtige kurzfristige Änderungen mit einem Stift.
Wann kaufe ich Blumen und Obst für den Día de los Muertos?: Hole frische Blumen möglichst am Tag vor der Veranstaltung ab und lagere sie kühl. Obst und andere empfindliche Altarbestandteile solltest du ebenfalls erst 1 bis 2 Tage vorher besorgen.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Día de los Muertos?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, zwei für Buffet und Getränke sowie je eine Person für Workshop und laufende Betreuung ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Nachfüllen und Aufräumen sinnvoll.

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