Checklist pour organiser un Día de los Muertos

Un Día de los Muertos demande plus qu’une décoration colorée : il faut coordonner le lieu, les autorisations, les invités, la nourriture et l’autel. Cette checklist rassemble 79 tâches et 76 fournitures dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous pourrez ainsi prévoir les inscriptions, répartir les bénévoles et garder les fleurs fraîches jusqu’au montage. Les dernières vérifications concernent notamment le buffet, les boissons, les tables et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la capacité
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les fournisseurs de nourriture
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Envoyer un rappel aux invités
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste définitive des invités
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Récupérer les fleurs fraîches
2 personnes
Conserver les fleurs et les fruits
2 personnes
Préparer le sol de l’autel
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le stand café et thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Suspendre le papel picado
3 personnes
Installer la décoration florale
3 personnes
Installer l’ofrenda
3 personnes
Publier des photos et des souvenirs
2 personnes
Placer les bougies en toute sécurité
2 personnes
Installer le stand de maquillage
2 personnes
Préparer le matériel de bricolage
2 personnes
Préparer les badges et les bracelets
Préparer les informations sur les allergènes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Présenter l’Ofrenda
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer le coin photo
Maquiller les visages
3 personnes
Fabriquer des fleurs en papier
2 personnes
Décorer les crânes en sucre
3 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Lancer le programme musical
Raconter l'histoire de la tradition
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les bougies
Animer le moment de commémoration
2 personnes
Animer l’activité danse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre les bougies
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les fleurs et les aliments
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre les photos et les souvenirs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tables d'atelierqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 16
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 110
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 12

Décoration

Support d’offrande
Guirlandes de papel picadoqté 12
Chemins de table colorésqté 12
Crânes décoratifsqté 20
Fleurs en papierqté 40
Tissus décoratifsqté 8
Cadres photoqté 20
Miroirsqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Rubansqté 10
Pots décoratifsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Bougies LEDqté 40
Lanternesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Lecteur audio
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Appareil photo
Trépieds photoqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour allergènesqté 40
Gantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Bac à vaisselleqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Matériel créatif

Kits de maquillageqté 8
Pinceaux de maquillageqté 24
Miroirs pour le maquillageqté 8
Papier pour fleursqté 300
Ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Nappe de tableqté 6
Tabliersqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez sa capacité avant d’envoyer les invitations. Contrôlez aussi les autorisations nécessaires, car une déclaration manquante peut retarder l’événement de plusieurs semaines.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez le nombre définitif au fournisseur de nourriture. Imprimez la liste des invités le jour du montage pour éviter les erreurs à l’accueil.
Répartissez les bénévoles par poste au moins 7 jours avant l’événement : accueil, buffet, café et thé, atelier et installation de l’autel. Envoyez un rappel aux invités dans les 48 heures précédant la rencontre.
Achetez la vaisselle réutilisable, les carafes, les plateaux et les pinces de service en fonction du nombre d’invités, avec une marge d’environ 10 %. Prévoyez aussi des tables distinctes pour le buffet et les ateliers.
Récupérez les fleurs fraîches peu avant l’installation et conservez-les au frais, comme les fruits destinés à l’autel. Vérifiez la météo la veille si une partie de l’accueil ou du programme se déroule dehors.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Día de los Muertos ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations, puis préparez les invitations et les fournisseurs de nourriture.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires et les quantités du buffet.
Quand installer l’autel et les décorations ?: Préparez le sol de l’autel et installez les tables le jour même, environ 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Les fleurs fraîches doivent être récupérées et conservées au frais jusqu’au montage.
Que vérifier la veille d’un Día de los Muertos ?: Vérifiez les prévisions météo, le matériel, les boissons, la liste des invités et la répartition des bénévoles. Refroidissez les boissons et envoyez un rappel aux invités dans les 24 à 48 heures précédant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.