Checklist para organizar el Día de los Muertos

Organizar un Día de los Muertos requiere coordinar el programa, el espacio, las ofrendas y la atención a los invitados sin dejar compras para el último día. Esta checklist reúne 79 tareas y 76 materiales, desde las invitaciones y los permisos hasta el montaje del altar, el buffet y los talleres. Empieza por fijar la fecha, reservar un espacio con capacidad suficiente y repartir responsabilidades. En la última semana, confirma asistentes, revisa el pronóstico y comprueba cada material antes de recoger las flores frescas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el espacio y la capacidad
Comprobar permisos y notificaciones
Asignar proveedores de comida
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Enviar recordatorio a los invitados
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista definitiva de invitados
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recoger flores frescas
2 personas
Guardar flores y fruta
2 personas
Preparar la base del altar
2 personas
Preparar la comida
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar la estación de café y té
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar el papel picado
3 personas
Colocar la decoración floral
3 personas
Montar la ofrenda
3 personas
Colocar fotos y recuerdos
2 personas
Colocar velas de forma segura
2 personas
Montar el puesto de pintura facial
2 personas
Preparar los materiales de manualidades
2 personas
Preparar las tarjetas de nombre y las pulseras
Dejar lista la información sobre alérgenos
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas
Dar la charla al equipo
4 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Explicar la ofrenda
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Atender el rincón fotográfico
Pintar caras
3 personas
Hacer flores de papel
2 personas
Decoración de calaveras de azúcar
3 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Iniciar el programa musical
Contar la historia de la tradición
Abrir el buffet
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las velas
Coordinar el momento conmemorativo
2 personas
Guiar la actividad de baile
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar las velas
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger flores y comida
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Devolver fotos y recuerdos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de tallercant. 6
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Mantelescant. 16
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 130
Cuencos reutilizablescant. 110
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Stand de ofrendas
Guirnaldas de papel picadocant. 12
Manteles de mesa de colorescant. 12
Calaveras decorativascant. 20
Flores de papelcant. 40
Paños decorativoscant. 8
Marcos de fotoscant. 20
Espejoscant. 4
Pizarrascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Cintascant. 10
Macetas decorativascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Velas LEDcant. 40
Farolescant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Reproductor de música
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cámara de fotos
Trípodes para fotoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de servircant. 16
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Etiquetas de alérgenoscant. 40
Guantescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Palangana para lavarcant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Material creativo

Kits de pintura facialcant. 8
Pinceles de maquillajecant. 24
Espejos para maquillajecant. 8
Papel para florescant. 300
Tijeras para niñoscant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Film para mesascant. 6
Delantalescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define el programa y la capacidad del espacio con varias semanas de margen. Así puedes enviar las invitaciones, gestionar las inscripciones y saber cuántas mesas, sillas y puestos de taller necesitas.
Cierra las preferencias dietéticas antes de asignar la comida. Usa la lista definitiva de invitados para calcular las raciones y deja identificados los platos, cuencos, vasos, cubiertos y pinzas de servir.
No recojas las flores frescas demasiado pronto: hazlo cerca del montaje y guárdalas correctamente junto con la fruta. La base del altar, los marcos de fotos y las decoraciones deben estar preparados antes de colocar los alimentos.
Asigna voluntarios a recepción, buffet, café y té, altar y talleres, con un responsable por puesto. Envía un recordatorio a los invitados y al equipo pocos días antes, incluyendo horario, programa y cualquier indicación práctica.
Reserva tiempo específico para el montaje final. Primero coloca mesas, sillas y buffet; después prepara la recepción, las mesas de taller, las bebidas frías y la estación de café y té, para que las zonas de atención no queden bloqueadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día de los Muertos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el espacio, comprobar permisos y enviar invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscripciones, comprar, revisar materiales y consultar el pronóstico.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del Día de los Muertos?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Solicita las inscripciones y preferencias dietéticas durante los primeros 10 días, y manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes.
¿Cuándo se preparan las flores y el altar?: Prepara la base del altar y reúne las decoraciones con 1 o 2 días de antelación. Recoge las flores frescas el mismo día o como máximo el día anterior, y conserva las flores y la fruta en un lugar adecuado hasta el montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar el evento?: Para un evento pequeño, asigna al menos 1 responsable por cada puesto: recepción, buffet, café y té, altar y talleres; son 5 personas además de quien coordine. Si hay varios talleres o más de 50 invitados, añade 1 voluntario por cada puesto adicional y una persona de apoyo.

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