Dernykoers organiseren: checklist van idee tot finish

Een dernykoers vraagt meer voorbereiding dan alleen renners en motoren regelen. Je legt eerst het wedstrijdconcept, parcours en reglement vast en werkt daarna toe naar deelnemers, jury, vergunningen en publieksveiligheid. Op de wedstrijddag moeten start- en finishzone, afzettingen, tijdwaarneming en materiaal tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je de 69 taken en 50 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat je niet op het laatste moment nog een parcoursinspectie, reservefiets of verlengkabel moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Parcours reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Jury en tijdwaarnemers vastleggen
Dernypiloten vastleggen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Startlijst publiceren
Catering bestellen
Materiaal reserveren
Parcoursinspectie uitvoeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
Draaiboek printen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours afzetten
4 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Publieksvakken inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent opbouwen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijving opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Dernymotoren controleren
2 personen
Fietsen technisch controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing voorbereiden
Catering voorbereiden
3 personen
Horecapunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Proefrondes begeleiden
4 personen
Publiek informeren
Eerste koers begeleiden
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede koers begeleiden
6 personen
Materiaal tussentijds controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
6 personen
Eindklassement controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publieksverlichting controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Dernymotoren stallen
2 personen
Fietsen verzamelen
2 personen
Horecapunt sluiten
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Parcours opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal tellen
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Jurytafel
Hoge statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dernymotorenaantal 5
Reservefiets
Startnummersaantal 30
Nummerhoudersaantal 30
Parcourskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 30
Lintenaantal 6
Rondebordenaantal 4
Fietspompenaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 2
Montagestandaardsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Smeermiddelaantal 3

Apparatuur

Tijdwaarnemingsset
Stopwatchaantal 4
Megafoonaantal 2
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het parcours en start de vergunningaanvraag vroeg. Plan daarnaast een parcoursinspectie vóór de wedstrijddag, zodat je knelpunten voor afzethekken, publieksvakken en de start- en finishzone op tijd ontdekt.
Leg jury, tijdwaarnemers en dernypiloten vast voordat je de startlijst publiceert. Controleer daarna deelnemersgegevens en dieetwensen, zodat wijzigingen niet pas bij het aanmelden boven water komen.
Maak één materiaalcontrole voor de sport en één voor de techniek. Tel onder meer dernymotoren, startnummers, rondeborden, reservebinnenbanden, gereedschapskoffers, de tijdwaarnemingsset, stopwatches en verlengkabels af.
Werk op de wedstrijddag met een geprinte planning en duidelijke tijdstippen voor parcours afzetten, zones inrichten, materiaal klaarzetten en aanmelden. Vul koelboxen pas nadat je de catering hebt opgehaald en houd powerbanks beschikbaar voor communicatie en tijdwaarneming.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, ledlampen en lichtslingers alleen neer als ze veilig kunnen worden verankerd en leg bij slecht weer een aangepaste werkwijze klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dernykoers organiseren?: Begin enkele maanden vooraf met het wedstrijdconcept, parcours, vergunningen en verzekering. Leg jury, tijdwaarnemers en dernypiloten daarna vast, zodat deelnemers tijdig kunnen worden uitgenodigd.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een dernykoers?: Dat hangt af van het parcours, de gemeente en het aantal bezoekers. Neem bij voorkeur enkele maanden voor de koers contact op met de bevoegde gemeente en controleer ook de verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel dernymotoren en fietsen heb ik nodig?: Je hebt voor elke geplande combinatie een dernymotor en fiets nodig. Plan daarnaast minimaal één reservefiets en controleer vóór de start de pompen, reservebinnenbanden, gereedschapskoffers en montagestandaards.
Wanneer moet ik startnummers en de startlijst klaar hebben?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en controleer de deelnemersgegevens. Publiceer de startlijst zodra de inschrijving sluit, en leg startnummers en nummerhouders uiterlijk op de dag vóór de koers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.