Defensiecongres organiseren: checklist en planning

Een Defensiecongres vraagt om een strakke planning van programma en sprekers tot registratie, beveiliging en techniek. Begin met datum en locatie, leg daarna het tijdschema vast en bevestig alle betrokkenen. Open tijdig het aanmeldformulier, verwerk registraties dagelijks en verzamel dieetwensen en presentaties. In de laatste week controleer je aantallen, badgepakketten, programmamateriaal en de volledige techniek, zodat de congresdag niet afhankelijk is van losse last-minute afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema vaststellen
2 personen
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Registraties dagelijks verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Beveiligingsafspraken vastleggen
2 personen
Parkeerinformatie opstellen
Routebeschrijving versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmafolders opmaken
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst afsluiten
Definitieve aantallen doorgeven
Naamkaartjes printen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Badgepakketten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Presentaties op USB zetten
Techniek testen
2 personen
Catering controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
Koffiepunten opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Congres openen
Sprekers begeleiden
2 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Tijdschema tijdens sessies bewaken
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en glazen aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten nalopen
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemers bedankmail sturen
Presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 180
Biertafelsaantal 12
Cateringtafelsaantal 8
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podium
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinerbesteksetsaantal 180

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambordhoudersaantal 6
Vlaggenaantal 6

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Krukkenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Pedaalemmersaantal 6

Tips

Leg het programma en tijdschema vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig sprekers en dagvoorzitter daarna schriftelijk, inclusief spreektijd, aanlevertijd van presentaties en technische eisen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma op hoofdlijnen vaststaan. Verwerk registraties dagelijks en vraag dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving uit, zodat catering en deelnemerslijst niet op het laatste moment wijzigen.
Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment af en geef daarna de definitieve aantallen door aan catering en locatie. Print naamkaartjes en stel badgepakketten pas samen nadat de laatste correcties zijn verwerkt.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de congresdag. Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en presentaties op USB met de daadwerkelijke opstelling.
Stuur parkeerinformatie en routebeschrijving samen met de uitnodiging of uiterlijk één week vooraf. Controleer daarnaast of beveiligingsafspraken, richtingsborden, registratiebalie, congresbanners en naambordhouders op locatie zijn geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Defensiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra het programma op hoofdlijnen vaststaat, omdat wijzigingen in de laatste 2 weken vaak extra afstemming vragen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een Defensiecongres afsluiten?: Sluit de lijst meestal 5 tot 7 werkdagen voor het congres af. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor catering, naamkaartjes, badgepakketten en programmamateriaal.
Wanneer moeten sprekers hun presentaties aanleveren?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op en controleer ze vooraf op formaat, beeldverhouding en geluid. Zet de definitieve bestanden daarnaast op minstens 2 USB-sticks en test ze op de presentatielaptop.
Hoeveel tijd kost de techniekcontrole op de congresdag?: Plan minimaal 90 minuten vóór de eerste sessie voor de techniekcontrole. Test per spreker de microfoon, presentatie, video en aansluiting; houd daarna nog 30 minuten vrij voor onverwachte wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.