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Defensivkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Defensivkongress braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Zeitplan und tägliche Kontrolle der Anmeldungen. Beginne mit Datum, Ort und Programm, bestätige danach Referenten, Catering, Technik und Sicherheitsabsprachen. In den letzten zwei Wochen zählen vor allem Teilnehmerzahlen, Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und die technische Probe. Diese Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 52 benötigte Gegenstände in der Reihenfolge, in der du sie sinnvoll abarbeitest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan festlegen

    2 Personen

  • Referenten und Moderator bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen täglich bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen anfordern

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Sicherheitsabsprachen festlegen

    2 Personen

  • Parkinformationen erstellen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Namensschilder entwerfen

  • Programmhefte gestalten

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Badge-Pakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Präsentationen auf USB speichern

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone installieren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Kaffeepunkte aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Kongress eröffnen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Technik während der Sessions bedienen

    2 Personen

  • Zeitplan während der Sessions einhalten

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    4 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmende zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Dankesmail an Teilnehmer senden

  • Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 180
  • BiertischeAnz. 12
  • Catering-TischeAnz. 8
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • Rednertisch
  • Bühne
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 180
  • Abendbesteck-SetsAnz. 180

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • PräsentationslaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 3
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 6
  • FahnenAnz. 6

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserspenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • HockerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • TretmülleimerAnz. 6

Tipps

  • Lege Datum, Ort und Programm mindestens 12 Wochen vor dem Kongress fest. So bleiben genug Zeit für Referenten, Einladungen, Anmeldung, Catering und technische Reservierungen.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 8 Wochen vorher und bearbeite neue Anmeldungen täglich. Erfasse dabei Ernährungswünsche sofort, statt sie kurz vor dem Catering-Termin nachzufragen.
  • Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 10 Tage vor Beginn an. Prüfe jede Datei auf Format, Bildschirmausgabe und benötigte Anschlüsse und speichere die finalen Versionen zusätzlich auf USB-Sticks.
  • Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Kongress ab und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter. Drucke anschließend Namensschilder und Programmhefte und stelle die Badge-Pakete zusammen.
  • Plane für den Techniktest mindestens 90 Minuten am Vortag ein. Prüfe Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel sowie die Stromversorgung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Defensivkongress organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten, Catering, Technik und Sicherheitsabsprachen sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Defensivkongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa 8 Wochen vor dem Kongress. Bearbeite die Anmeldungen täglich und frage fehlende Ernährungswünsche innerhalb von 2 Werktagen nach.
Wann müssen Präsentationen für einen Defensivkongress vorliegen?
Fordere die Präsentationen spätestens 10 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien danach und speichere die endgültigen Versionen zusätzlich auf USB-Sticks.
Wann druckt man Namensschilder und Programmhefte?
Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher ab und drucke Namensschilder sowie Programmhefte direkt danach. So stimmen Namen, Teilnehmerzahl und Badge-Pakete mit dem aktuellen Stand überein.

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