Zo organiseer je een debatkamp zonder last-minute problemen

Begin een debatkamp niet met de debatstellingen, maar met deelnemers, begeleiding en ruimte. Bevestig eerst datum en locatie, verzamel ouder-, dieet- en noodcontactgegevens en leg vervoer vast. Daarna bouw je het programma: groepen, regels, rondes, jury en pauzes. In de laatste week controleer je formulieren, presentaties en materialen; op de dag zelf werk je met een registratietafel en een duidelijk draaiboek. Zo blijven de debatten centraal staan en hoef je niet tijdens de eerste ronde nog stoelen of verlengkabels te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Oudercontactgegevens verzamelen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten controleren
7
Debatbegeleiders vastleggen
8
Debatjury vastleggen
9
Ruimtes reserveren
10
Vervoer en bereikbaarheid controleren
11
Programma opstellen
2 personen
12
Debatstellingen selecteren
2 personen
13
Debatregels uitwerken
2 personen
14
Deelnemersgroepen indelen
15
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Presentaties voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen verzamelen
2 personen
22
Eten gescheiden verpakken
2 personen
23
Ruimtes en uitgangen controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Debatruimtes inrichten
4 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Welkom en programma uitleggen
2 personen
33
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
34
Debattechnieken uitleggen
3 personen
35
Argumentatieoefening begeleiden
4 personen
36
Pauzesnacks serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Voorbereidingsrondes begeleiden
4 personen
39
Diner uitserveren
4 personen
40
Diner opruimen
3 personen
41
Finalerondes begeleiden
5 personen
42
Juryformulieren verzamelen
2 personen
43
Uitslag berekenen
2 personen
44
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
45
Avondsnack serveren
2 personen
46
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
50
Debatmaterialen opruimen
2 personen
51
Ruimtes schoonmaken
3 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Jurytafelaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Stopwatchaantal 6
Beldrukkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Debatmateriaal

Whiteboardsaantal 4
Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 80
Whiteboardmarkersaantal 24
Juryformulierenaantal 50
Stembriefjesaantal 100

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 40
Naamkaartjesaantal 45
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Paperclipsaantal 2

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk drie weken vooraf vast hoeveel deelnemers, begeleiders en juryleden komen. Gebruik dat aantal om deelnemersgroepen, debatruimtes, tafels, stoelen en juryformulieren te verdelen; een late afmelding kan anders meteen een groep of jurytafel ontregelen.
Plan registratie vóór de eerste debatronde en richt daarvoor één tafel in met de deelnemerslijst, naamkaartjes en balpennen. Zet de lijst niet pas bij aanvang klaar: controleer oudercontacten, noodcontacten en dieetwensen al bij de aanmeldingen.
Maak het programma per blok met begin- en eindtijd, wisselmomenten en pauzes. Reserveer naast de debatruimtes ook een plek voor registratie, juryoverleg en eten; zonder vaste wisseltijd lopen juryformulieren en deelnemersgroepen snel door elkaar.
Test laptop, projector, projectiescherm, beldrukker, stopwatch en presentaties vóór de deelnemers binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen per ruimte klaar en houd een whiteboard of flip-over beschikbaar voor stellingen, groepsindeling en last-minute wijzigingen.
Verpak eten met dieetwensen gescheiden en label het vóór vertrek naar de locatie. Controleer in de laatste 24 uur of koelboxen, thermoskannen, bekers, borden en bestek compleet zijn; servies en drinken worden bij een debatdag vaak te laat als aparte voorraad gezien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een debatkamp organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locatie, begeleiders en jury. Stuur uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en sluit de deelnemers- en dieetregistratie ongeveer één week voor het kamp.
Hoe deel je deelnemers in bij een debatkamp?: Maak de groepen nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en deel deelnemers uiterlijk drie dagen vooraf in. Houd rekening met het aantal beschikbare debatruimtes, juryleden en de tijd per ronde, zodat elke groep een vaste plek en jury heeft.
Wat moet je een week voor een debatkamp regelen?: Controleer zeven dagen vooraf het programma, de debatregels, stellingen, juryformulieren, presentaties en vervoersinformatie. Druk draaiboek en deelnemerslijst uiterlijk één dag van tevoren af en leg naamkaartjes en schrijfmateriaal per tafel klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een debatruimte klaar te zetten?: Reken per ruimte op 20 tot 30 minuten voor tafels, stoelen, jurytafel, whiteboard of flip-over en techniek. Doe daarnaast minstens 30 minuten vóór registratie een ronde langs alle ruimtes, uitgangen en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.