Checklist voor een goed georganiseerde debatavond

Een debatavond staat of valt met een helder onderwerp, een strak format en techniek die vooraf getest is. Leg eerst vast wie er debatteert, wie modereert en hoe lang elk onderdeel duurt. Regel daarna de locatie, uitnodigingen, aanmeldingen en inhoudelijke voorbereiding. Op de avond zelf helpen een accreditatiebalie, naambadges, geprinte programma’s en duidelijke spreekregels om de start rustig te laten verlopen. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Debatonderwerp vaststellen
2 personen
Debatformat bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Moderator vastleggen
Debaters uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Debatvragen verzamelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Spreekregels uitschrijven
2 personen
Techniek reserveren
Dieetwensen verzamelen
Debaters inhoudelijk briefen
2 personen
Moderator briefing sturen
Aanmeldlijst controleren
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's printen
Debatkaartjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentaties verzamelen
Laptop en presentaties testen
2 personen

Event

Accreditatiebalie voorbereiden
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersmicrofoons controleren
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Debat openen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Pauzedrankjes bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Debat afsluiten
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Catering afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Techniek retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 5
Kleedkamertafel

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Batterijen AAaantal 12

Decoratie

Naambadgesaantal 110
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordjesaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 20
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Handveger en blikaantal 2

Tips

Plan de technische test minimaal 60 minuten vóór de publieksinloop. Controleer de laptop, presentaties, projector, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers samen; leg ook reservebatterijen klaar.
Stuur debaters en moderator uiterlijk 7 dagen vooraf een briefing met het onderwerp, format, spreektijden, debatvragen en spreekregels. Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vóór de avond aan.
Zet de accreditatiebalie ten minste 30 minuten vóór de start klaar met de aanmeldlijst, naambadges, balpennen en informatieborden. Houd een aparte lijst bij voor late aanmeldingen of wijzigingen.
Maak het programma op minuten nauwkeurig en print minstens 1 exemplaar per tafel of publiekszone. Zet daarnaast pijlbordjes neer vanaf de ingang naar de zaal, toiletten en eventuele kleedruimte.
Zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of glazen, koffiekopjes, schotels en lepels beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een debatavond gemiddeld?: Plan voor een debatavond meestal 2 tot 2,5 uur, inclusief ontvangst en een korte pauze. Reserveer de locatie minstens 3 uur, zodat opbouw en opruimen niet tussen de bezoekers door hoeven te gebeuren.
Wanneer moet ik debaters uitnodigen voor een debatavond?: Nodig debaters bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf uit, zodat je tijd houdt voor bevestigingen en een eventuele vervanger. Stuur de inhoudelijke briefing uiterlijk 7 dagen vóór de avond.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een debatavond?: Voor een debat met een moderator en 2 tot 4 debaters heb je minimaal 3 microfoons nodig: één voor de moderator en één per gelijktijdige spreker. Test alle microfoons minstens 60 minuten vóór aanvang.
Hoe laat moet ik de techniek testen voor een debatavond?: Begin minimaal 60 minuten vóór de publieksinloop met de technische test en plan de publieksinloop daarna pas in. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook presentaties, stroompunten, verlengsnoeren en batterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.