Noche de debate: checklist para organizarla sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el tema y el formato antes de reservar el espacio: no es lo mismo organizar turnos breves con preguntas del público que un debate con intervenciones largas y presentaciones.
• Confirma a los debatientes y al moderador antes de enviar las invitaciones. Envía el briefing del moderador y el contenido previsto al menos 7 días antes para que puedan preparar sus intervenciones.
• No dejes la técnica para el día del evento: prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y las presentaciones con todos los cables conectados entre 24 y 48 horas antes.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes. Con esa cifra puedes preparar acreditaciones, programas, tarjetas del debate, café, té y bebidas sin comprar a ciegas.
• Prepara la recepción antes de que llegue el público: coloca las acreditaciones, bolígrafos, carteles de flechas y paneles informativos, y reserva al menos 30 minutos para montar la mesa y comprobar la lista de inscripción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de debate?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el lugar, el moderador y los ponentes; deja los últimos 7 días para cerrar preguntas, programa, normas, presentaciones y necesidades técnicas.

¿Cuándo debo enviar el briefing a los moderadores y debatientes?

Envía el briefing y el contenido previsto al menos 7 días antes. Incluye el formato, los tiempos de intervención, las normas, las preguntas disponibles y la hora de llegada.

¿Cuándo se prueban el portátil y las presentaciones?

Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al llegar al espacio. Comprueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, las regletas, los micrófonos, los altavoces y las pilas AA.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?

Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas 3 días antes. Después prepara la lista definitiva, las acreditaciones, los programas y las cantidades de café, té, vasos y bebidas.