Debatavond organiseren: een praktische checklist
Een debatavond vraagt meer voorbereiding dan alleen panelleden en stellingen regelen. Je plant ook de zaalindeling, publieksregistratie, techniek, stemrondes en de overgang tussen programmaonderdelen. Begin met de debatvorm en stellingen, leg daarna locatie en deelnemers vast en werk toe naar een getest programma. Deze checklist helpt je de 78 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief details die vaak pas op de avond zelf problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Thema en debatvorm vaststellen
2 personen
Debatstellingen formuleren
3 personen
Debatleider benaderen
Panelleden uitnodigen
2 personen
Paneldeelname bevestigen
Locatie reserveren
Zaalcapaciteit controleren
2 personen
Technische voorzieningen controleren
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
Programma definitief maken
2 personen
Draaiboek printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Debatvragen voorbereiden
2 personen
Stembiljetten voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties technisch testen
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Panelleden herinneren
Event
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Paneltafel inrichten
2 personen
Spreektafel inrichten
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Debatleider ontvangen
Panelleden ontvangen
2 personen
Panelleden briefen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening verzorgen
Debatregels toelichten
Debat begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksstemming uitvoeren
2 personen
Uitslag verwerken
2 personen
Afsluiting verzorgen
Panelleden uitzwaaien
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Microfoons opbergen
2 personen
Presentatiemateriaal opruimen
2 personen
Stoelen terugzetten
4 personen
Tafels terugzetten
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 12
- Paneltafel
- Spreektafel
- Krukkenaantal 6
- Registratietafel
- Informatietafel
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- HDMI-adaptersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 5
- Reservebatterijenaantal 12
- Powerbanksaantal 2
- Klikker
- Timeraantal 2
- Wandklok
- Stemkastjesaantal 100
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Reserveledlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 60
- Bordenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Theelepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Dienbladenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Thermometer
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumachtergronddoek
- Naamkaartjeshoudersaantal 8
- Pennenbakjesaantal 4
- Plantenaantal 6
- Postersaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
- Kleefgumaantal 4
- Schilderstapeaantal 6
- Tafelbordjesaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Stofferaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de debatvorm en tijdsindeling vast voordat je panelleden uitnodigt. Reserveer per spreker een duidelijke spreektijd en plan ook ruimte voor publieksvragen, stemrondes en wisselmomenten.
- Controleer de techniek minimaal één week vooraf in de echte zaal. Test presentaties op de laptop, beamer, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel; leg reservebatterijen en verlengkabels klaar.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit het verzamelen van dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de avond. Zo kun je catering bestellen op basis van het werkelijke aantal bezoekers en de registratie aan de registratietafel voorbereiden.
- Maak naamkaartjes, stembiljetten, debatvragen en het draaiboek uiterlijk één dag vooraf compleet. Print het draaiboek en houd een digitale kopie op de laptop of telefoon van de verantwoordelijke.
- Plan vóór de deuren opengaan een briefing van 15 minuten met debatleider en vrijwilligers. Spreek af wie bezoekers registreert, wie panelleden opvangt, wie de timer bedient en wie technische storingen oplost.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?
- Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie, benader de debatleider en nodig panelleden uit; plan de technische test en definitieve programmaversie in de laatste week.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een debatavond?
- Reken op één microfoon per gelijktijdige spreker en minimaal één extra voor publieksvragen. Bij een debatleider en vier panelleden zijn dus 6 draadloze microfoons praktisch.
- Wanneer moet ik de presentaties van panelleden verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en test ze daarna op de gebruikte laptop en beamer. Vraag om wijzigingen op de avond zelf alleen in noodgevallen te accepteren.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een debatavond?
- Plan bij een kleine tot middelgrote avond minimaal 3 vrijwilligers: één bij registratie, één voor zaal en panelleden en één voor techniek en tijdsbewaking. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra persoon voor publieksbegeleiding verstandig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!