Debattabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Debattabend braucht mehr als interessante Thesen und ein eingeladenes Panel. Du musst früh klären, wie das Format abläuft, wie viele Personen in den Saal passen und welche Technik vor Ort funktioniert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung über Anmeldungen und Werbung bis zum Veranstaltungstag. Besonders häufig werden Präsentationen, Publikumsfragen, Namensschilder und ein Techniktest zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Thema und Debattenformat festlegen
2 Personen
Thesen für die Debatte formulieren
3 Personen
Debattenleiter ansprechen
Panelteilnehmer einladen
2 Personen
Panelteilnahme bestätigen
Location reservieren
Saalkapazität prüfen
2 Personen
Technische Einrichtungen überprüfen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakat verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherfragen beantworten
Programm finalisieren
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Debattenfragen vorbereiten
2 Personen
Stimmzettel vorbereiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Catering bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Beschilderung erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen
Panelteilnehmer erinnern

Event

Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Paneltisch einrichten
2 Personen
Sprechertisch einrichten
2 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Präsentationen anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Infotisch aufbauen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Debattenleiter empfangen
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
Jurymitglieder briefen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnung betreuen
Debattenregeln erläutern
Debatte moderieren
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsabstimmung durchführen
2 Personen
Ergebnis verarbeiten
2 Personen
Abschluss organisieren
Panelmitglieder verabschieden
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Mikrofone verstauen
2 Personen
Präsentationsmaterial aufräumen
2 Personen
Stühle zurückstellen
4 Personen
Tische zurückstellen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Beschilderung entfernen
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmerliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 12
Paneltisch
Rednertisch
HockerAnz. 6
Registrierungstisch
Infotisch
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
ErsatzbatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 2
Klicker
TimerAnz. 2
Wanduhr
AbstimmungsgeräteAnz. 100

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 6
MessbecherAnz. 2
Thermometer

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
NamensschildhalterAnz. 8
StiftehalterAnz. 4
PflanzenAnz. 6
PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
KlebestiftAnz. 4
AbdeckbandAnz. 6
TischschilderAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
KehrschaufelAnz. 2
GummihandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Format und Zeitplan fest, bevor du Panelteilnehmende einlädst. Plane konkrete Redezeiten, Fragerunden und Abstimmungen ein und gib allen Beteiligten den Ablauf vorab schriftlich.
Prüfe die Saalkapazität zusammen mit der Sitzordnung. Für Panel, Rednertisch, Registrierungstisch und Publikum brauchst du mehr Fläche als nur die Zahl der Sitzplätze vermuten lässt.
Teste die komplette Technik spätestens 1 bis 2 Tage vorher: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Beamer, HDMI-Kabel und Adapter. Lege Ersatzbatterien und Verlängerungskabel am Veranstaltungsort bereit.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige Panelteilnahmen und bereite Namensschilder sowie eine Liste für die Registrierung spätestens am Vortag vor.
Drucke Ablaufplan, Debattenfragen und Stimmzettel vor Beginn aus. Sammle Präsentationen vorab und öffne sie auf dem Veranstaltungs-Laptop, damit Formatprobleme nicht erst während der Debatte auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Location, Debattenleitung und Panel verbindlich klären, Werbung starten und Anmeldungen bearbeiten.
Wann sollte die Technik für einen Debattabend getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Debattabend durch. Prüfe zusätzlich am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass Mikrofone, Präsentationen, Beamer und Lautsprecher.
Wie viele Sitzplätze braucht man für einen Debattabend?: Plane mindestens einen Sitzplatz pro erwarteter Anmeldung und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Berücksichtige außerdem Platz für Paneltisch, Rednertisch, Registrierung und Laufwege.
Wann müssen Präsentationen und Debattenfragen fertig sein?: Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an und teste sie danach technisch. Die endgültigen Debattenfragen und der Ablaufplan sollten spätestens am Vortag vorliegen.

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