Debatavond organiseren: complete checklist
Een debatavond staat of valt met een strak programma, duidelijke debatregels en techniek die vóór binnenkomst van het publiek werkt. Regel eerst de zaal, het onderwerp, de sprekers en de moderator. Daarna volgen aanmeldingen, publieksvragen, presentatiebestanden en praktische informatie voor de sprekers. Op de dag zelf richt je registratie, sprekerstafels, microfoons, presentatie en koffiepunt in. Deze checklist bundelt 44 taken en 42 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Debatonderwerp vaststellen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Moderator vastleggen
Debatregels opstellen
2 personen
Vragen voor debat verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Publieksvragen printen
Presentatiebestanden verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Sprekers nogmaals informeren
Event
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sprekersplek inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons en geluid testen
2 personen
Presentatie testen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Debat begeleiden
2 personen
Tijd en spreektijd bewaken
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Vragen aan sprekers voorleggen
Dranken bijvullen
2 personen
Debat afronden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 8
- Sprekerstafelsaantal 2
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelaantal 2
- Presentatieklikker
- Timer
- Reservebatterijenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 6
- Servieskrattenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Schaaltjesaantal 12
- Dienbladenaantal 4
Decoratie
- Tafelkleedaantal 8
- Naamkaarthoudersaantal 10
- Pijlbordenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Lichtverlengsnoerenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het debatonderwerp en de regels uiterlijk twee weken vooraf vast. Stuur sprekers daarna één overzicht met spreektijden, volgorde, locatie, bereikbaarheid en de deadline voor presentatiebestanden.
- Plan een korte technische repetitie vóór de deuren opengaan. Test beide draadloze microfoons, de luidspreker, beamer, HDMI-kabel, presentatieklikker en timer met de echte laptop.
- Verzamel publieksvragen niet pas tijdens de avond. Sluit het aanmeldformulier bijvoorbeeld 48 uur vooraf en print de geselecteerde vragen, zodat de moderator een bruikbare volgorde heeft.
- Zet de registratietafel minimaal 30 minuten vóór aanvang klaar. Leg naamkaartjes en aanwezigeninformatie daar neer en houd een aparte plek vrij voor dieetwensen en last-minute wijzigingen.
- Maak koffie en water schaalbaar op basis van het programma. Zet thermoskannen, kopjes, glazen, lepels en dienbladen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen; zo blijft de ontvangsttafel vrij voor registratie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal, het onderwerp, de sprekers en de moderator. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, publieksvragen, presentatiebestanden en de definitieve planning.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de techniek van een debatavond?
- Plan minstens 45 minuten vóór aanvang voor het aansluiten en testen van laptop, beamer, geluid en microfoons. Houd reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen direct bij de techniek.
- Wanneer verstuur ik de informatie naar de sprekers?
- Stuur de eerste informatie zodra een spreker toezegt en bevestig programma, regels en tijden nogmaals 2 tot 3 dagen vooraf. Vraag presentatiebestanden uiterlijk 24 uur vóór de avond op.
- Hoe richt ik de zaal in voor een debatavond?
- Zet de stoelen zo dat iedereen de sprekerstafels en het projectiescherm kan zien, met een vrije doorgang naar de registratietafel. Richt de sprekerplek, techniek en koffiepunt vóór de publieksontvangst in en test daarna het zicht en geluid vanaf de achterste rij.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!