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Debattabend organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Debattabend braucht mehr Vorbereitung als nur ein Thema und zwei Redner. Du musst Raum, Moderation, Regeln, Anmeldung und Technik früh festlegen und am Veranstaltungstag einen klaren Ablauf einhalten. Plane Präsentationen, Publikumsfragen und Namensschilder spätestens einige Tage vorher ein. Besonders häufig fehlen am Ende Ersatzbatterien, passende Kabel oder ein getesteter Timer. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur geöffneten Saal- und Registrierungstür.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Debattenthema festlegen

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Moderator festlegen

  • Debattenregeln festlegen

    2 Personen

  • Fragen für die Debatte sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenteninformationen versenden

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Publikumsfragen drucken

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Referenten erneut informieren

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Ton testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Debatte moderieren

    2 Personen

  • Zeit und Redezeit im Blick behalten

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Fragen an Referenten weiterleiten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Debatte abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verstauen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • RednerpulteAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker
  • Timer
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 6
  • GeschirrkistenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • SchälchenAnz. 12
  • TablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 10
  • WegweiserAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LichtverlängerungskabelAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Saal mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfe, ob Sitzplätze, Sprecherbereich, Beamer und Projektionsleinwand tatsächlich hineinpassen.
  • Lege Thema, Debattenregeln, Moderation und Zeitlimits spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest. Ein Timer und vorbereitete Publikumsfragen helfen, die Diskussion pünktlich zu beenden.
  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Debattabend ab. So kannst du Getränke, Kaffeetassen und Verpflegung passend zur Teilnehmerzahl planen.
  • Sammle Präsentationsdateien und Referenteninformationen spätestens 48 Stunden vorher. Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher nicht erst beim Einlass.
  • Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn im Saal. Baue Registrierungstisch, Kaffeebereich und Sprecherbereich auf und teste jedes Mikrofon einmal mit der Moderation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Suche nach Referenten. Thema, Moderation und Regeln sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Was braucht man für einen Debattabend an Technik?
Plane mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Timer, Mikrofone und Lautsprecher ein. Lege außerdem Verlängerungskabel und Ersatzbatterien bereit und teste alles 48 Stunden vorher.
Wie viele Sitzplätze sollte ein Debattabend haben?
Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Anmeldungen stellst du daher ungefähr 55 Stühle auf.
Wann sollte man die Referenten vor dem Debattabend erneut informieren?
Schicke den Referenten 2 bis 3 Tage vorher noch einmal Thema, Regeln, Zeitplan, Saaladresse und Technikhinweise. Bitte Präsentationsdateien spätestens 48 Stunden vor Beginn um Zusendung.

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