Debatavond organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een debatavond staat of valt met een strak format, duidelijke rolverdeling en techniek die vooraf is getest. Leg eerst de debatstelling, spreektijden en volgorde vast; regel daarna sprekers, debatleider, jury, zaal en aanmeldingen. In de laatste week controleer je dieetwensen, bezoekersvragen, programma’s en stemkaarten. Op de dag zelf draait het vooral om een logische zaalopstelling, werkende microfoons en één persoon die registratie en tijd bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en debatstelling vastleggen
2 personen
Debatformat en tijdschema opstellen
2 personen
Debatleider en jury benaderen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Locatie en zaal reserveren
Catering reserveren
Techniek en microfoons reserveren
Promotietekst en programma maken
2 personen
Promotie online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Vragen van bezoekers verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Naambadges en programma's printen
2 personen
Debatvragen en stemkaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur en materialen verzamelen
2 personen
Sprekers en vrijwilligers bevestigen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel en spreekplaatsen inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons en presentatie testen
2 personen
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma en badges uitdelen
2 personen
Koffie, thee en water serveren
2 personen
Debat openen en regels toelichten
Tijd en spreekbeurten bewaken
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Hapjes en dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Stemkaarten uitdelen en innemen
2 personen
Debat afsluiten en uitslag bekendmaken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren en inpakken
2 personen
Apparatuur en materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Tafelsaantal 8
Podiumtafel
Spreektafelsaantal 2
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 65
Glazenaantal 65
Bordenaantal 65
Besteksetsaantal 65

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Schenkkanaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 2

Catering

Naambadgesaantal 70
Programmaflyersaantal 70
Stemkaartenaantal 70
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Plan de inhoud uiterlijk 4 weken vooraf: leg de debatstelling, het format en het tijdschema vast voordat je sprekers uitnodigt. Zo weten sprekers hoeveel spreektijd ze krijgen en kan de promotietekst concreet worden.
Test alle techniek minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer beide draadloze microfoons, microfoonstatieven, geluidsmixer, luidsprekers, laptop, projector en verlengkabels; leg extra oplaadbare batterijen klaar.
Maak de registratie compleet voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Zet de registratietafel klaar met naambadges en programma’s en houd een actuele lijst bij met aanmeldingen en dieetwensen.
Gebruik de laatste 48 uur voor bevestigingen, niet voor nieuwe inhoud. Bevestig sprekers, vrijwilligers en jury, controleer het aantal bezoekers en print debatvragen en stemkaarten op basis van de actuele inschrijvingen.
Zet de zaal minstens 45 minuten vooraf op. Plaats stoelen en tafels, richt de podiumtafel en spreekplaatsen in en controleer daarna toiletten, catering, koffiezetapparaten, thermoskannen, glazen, kopjes, borden en bestek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een debatavond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de stelling, het format, de locatie en de uitnodigingen voor sprekers. Reserveer techniek en catering zodra de zaal vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 3 weken voor de avond.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een debatavond?: Plan minimaal 90 minuten voor de volledige opbouw en test daarvan de techniek minstens 60 minuten voor aanvang. Reserveer daarnaast 15 minuten voor de briefing van debatleider, jury, sprekers en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de debatvragen en stemkaarten printen?: Print ze 1 tot 2 dagen vooraf, nadat je de laatste bezoekersvragen hebt verwerkt. Maak ongeveer 10 procent extra exemplaren ten opzichte van het verwachte aantal bezoekers.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een debatavond?: Reken op minimaal 2 draadloze microfoons: één voor de debatleider en één voor sprekers of publieksvragen. Bij meerdere sprekers op het podium zijn 3 microfoons praktischer, zodat je minder hoeft door te geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.