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Debattabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Debattabend braucht mehr als ein Thema und ein paar Redner. Du musst Format, Redezeiten, Moderation, Jury, Anmeldung, Technik und Raum so planen, dass am Veranstaltungstag keine offenen Entscheidungen bleiben. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Diskussionsfrage und den Einladungen. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Mikrofone, Sitzordnung und alle Ausdrucke. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Diskussionsfrage festlegen

    2 Personen

  • Debattenformat und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Debattenleiter und Jury ansprechen

    2 Personen

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik und Mikrofone reservieren

  • Werbetext und Programm erstellen

    2 Personen

  • Werbung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenteninformationen versenden

  • Fragen der Besucher sammeln

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen

  • Namensschilder und Programme drucken

    2 Personen

  • Debattenfragen und Stimmkarten drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien sammeln

    2 Personen

  • Sprecher und Freiwillige bestätigen

  • Saal und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnen- und Rednerbereiche einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Präsentation testen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und Sandwiches bereitstellen

    3 Personen

  • Einweisung für Freiwillige geben

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm und Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee, Tee und Wasser servieren

    2 Personen

  • Debatte eröffnen und Regeln erläutern

  • Zeit und Redebeiträge überwachen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Snacks und Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause organisieren

    3 Personen

  • Stimmkarten austeilen und einsammeln

    2 Personen

  • Debatte abschließen und Ergebnis bekanntgeben

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Saal und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren und einpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Sprecher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 65
  • TischeAnz. 8
  • Podiumstisch
  • SprechertischeAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Tonmischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 65
  • GläserAnz. 65
  • TellerAnz. 65
  • BestecksetsAnz. 65

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • KaraffeAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 8
  • WimpelketteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4
  • LichtkabelAnz. 2

Catering

  • NamensschilderAnz. 70
  • ProgrammflyerAnz. 70
  • StimmkartenAnz. 70
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 10
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Tipps

  • Lege die Diskussionsfrage und das Format früh fest: Plane auch Redezeiten, Fragerunde, Abstimmung und Pausen schriftlich, damit Redner, Moderation und Jury denselben Ablauf kennen.
  • Frage Redner und Jury mindestens 3 bis 4 Wochen vorher an. Verschicke danach ein gemeinsames Briefing mit Thema, Zeitplan, Ankunftszeit, Redezeit und technischen Vorgaben.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Beginn, Ende und maximale Teilnehmerzahl feststehen. Prüfe 3 bis 5 Tage vor dem Debattabend die Teilnehmerliste und übertrage alle Ernährungswünsche an das Catering.
  • Teste die Technik nicht erst beim Einlass: Schließe Laptop, Projektor, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone spätestens 60 Minuten vor Beginn an und halte Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel bereit.
  • Drucke Namensschilder, Programme, Debattenfragen und Stimmkarten spätestens am Vortag. Richte Registrierungstisch, Podium, Sprechertische und Sitzplätze so ein, dass Publikum und Redner den Raum ohne Rückfragen finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Raum, Catering, Technik, Moderation, Jury und Redner verbindlich organisieren und die Einladungen rechtzeitig verschicken.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein. Technik, Sitzordnung, Registrierungstisch, Unterlagen und Catering sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass fertig sein.
Wie viele Redner braucht ein Debattabend?
Für ein überschaubares Format reichen meist 2 bis 4 Redner, abhängig von der Anzahl der Positionen. Lege außerdem eine Moderation und, falls abgestimmt oder bewertet wird, eine Jury mit mindestens 2 Personen fest.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche prüfen?
Prüfe beides 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung und gib die endgültige Zahl anschließend an das Catering weiter. Halte am Veranstaltungstag zusätzlich eine kleine Reserve bei Getränken und Geschirr bereit.

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