Debatavond organiseren: checklist en planning

Een debatavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst onderwerp, datum, locatie, sprekers en moderator vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en een gepubliceerd programma. In de laatste week verzamel je sprekersinformatie, maak je debatvragen en werk je het draaiboek uit. Op de dag zelf draait alles om de zaalopstelling, registratie, microfoons, presentatie en een duidelijke tijdsbewaking. Gebruik de checklist hieronder om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Debatonderwerp vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Moderator vastleggen
Techniek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Sprekersinformatie verzamelen
Debatvragen voorbereiden
2 personen
Draaiboek uitwerken
Sprekers aanwezigheid bevestigen
Catering bestellen
Naambadges voorbereiden
Programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal schoon en leeg maken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels en debatopstelling plaatsen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Debat openen
Debat begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Debat afsluiten
Sprekers uitzwaaien

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Materialen controleren
Techniek retourneren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Sprekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Spreektafelsaantal 2
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Digitale timer

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Schenkkannenaantal 3

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de aanwezigheid van alle sprekers uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer tegelijk hun functietitel, introductietekst en eventuele presentatie, zodat programma en naambadges kloppen.
Plan minimaal 60 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst. Zet stoelen, tafels en spreektafels eerst goed, sluit daarna laptop, beamer, projectiescherm, mengpaneel en luidsprekers aan.
Test iedere draadloze microfoon afzonderlijk op de plek waar die wordt gebruikt. Houd minstens 2 reservebatterijen per microfoon bij de hand en controleer of HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen passen.
Open de registratie minstens 30 minuten voor aanvang. Leg naambadges, programma's en informatieborden klaar en wijs één persoon aan die aanmeldingen en late wijzigingen verwerkt.
Zet koffie, thee en water vóór de eerste bezoekers klaar, maar vul thermoskannen pas kort voor ontvangst. Reken voor de pauze op voldoende glazen, kopjes, borden en bestek en plan na afloop direct het leegmaken en schoonmaken van de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Benader dan direct de sprekers en moderator; reserveer techniek en locatie uiterlijk 4 weken voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een debatavond op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor zaal en techniek, plus 30 minuten voor registratie en catering. Laat sprekers en moderator minstens 30 minuten voor aanvang aanwezig zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een debatavond versturen?: Stuur de eerste uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en publiceer het definitieve programma zodra onderwerp, sprekers en moderator bevestigd zijn. Sluit aanmeldingen 1 tot 2 dagen voor de avond als je catering bestelt op basis van aantallen.
Hoe test ik de techniek voor een debatavond?: Test uiterlijk 30 minuten voor ontvangst alle microfoons, luidsprekers, presentatie en timer in de volledige opstelling. Controleer ook de beamer, het projectiescherm, HDMI-kabels en de stroomvoorziening met stekkerdozen en verlengsnoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.