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Debattabend organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Debattabend steht und fällt mit einem klaren Thema, bestätigten Referenten und funktionierender Technik. Plane zuerst Ort, Format und Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen sammelst du Sprecherinformationen, bearbeitest Anmeldungen und bestellst Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Saalaufbau, Techniktests und die Registrierung – idealerweise mindestens zwei Stunden vor Beginn.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Debattenthema festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Moderator festlegen

  • Technik reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Debattenfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

  • Anwesenheit der Sprecher bestätigen

  • Catering bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen und leerräumen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Debattenaufstellung platzieren

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Debatte eröffnen

  • Debatte moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Debatte beenden

  • Redner verabschieden

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien prüfen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Dankeschön an die Sprecher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 100
  • TischeAnz. 8
  • SprechertischeAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Digitaler Timer

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 3

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema, Datum und Ort zuerst fest und bestätige die Referenten anschließend schriftlich. So kannst du Einladungen und Programm mit verlässlichen Angaben verschicken.
  • Plane für den Technikcheck mindestens 45 Minuten ein. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer, Präsentation und HDMI-Verbindung mit genau dem Aufbau, den du später nutzt.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Debattabend, damit du Ernährungswünsche, Namensschilder, Programme und die Cateringmenge rechtzeitig festlegen kannst.
  • Gib jeder Gesprächsrunde eine feste Zeit und halte einen digitalen Timer bereit. Ein ausformulierter Ablaufplan hilft Moderator und Sprechern, Übergänge und Publikumsfragen pünktlich zu steuern.
  • Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vorher. Stelle Stühle, Sprecher- und Registrierungstisch auf, bereite Kaffee und Tee vor und prüfe, ob Verlängerungskabel, Abfallbehälter und Reinigungsmaterial erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In der ersten Woche sollten Thema, Ort, Moderator und die wichtigsten Referenten feststehen; Technik und Catering folgen danach.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Debattabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis 3 bis 5 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Namensschilder, Programme und Catering anpassen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Debattabend?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei umfangreicher Projektion oder mehreren Mikrofonen eher 3 Stunden. Der eigentliche Mikrofon- und Präsentationstest sollte spätestens 45 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Debattabend?
Rechne für die Begrüßung und die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Für Kaffee und Tee sind ungefähr 0,3 bis 0,5 Liter pro Gast sinnvoll; Wasser sollte während der gesamten Debatte verfügbar sein.

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