LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dansworkshop organiseren: checklist en planning

Een dansworkshop staat of valt met een geschikte ruimte, een vast programma en muziek die ook zonder internet werkt. Leg de locatie en dansdocent eerst vast, regel daarna de inschrijvingen en controleer betalingen en dieetwensen. In de laatste week draait alles om deelnemers herinnnen, materialen en techniek. Op de dag zelf maak je de dansvloer vrij, test je het geluid en richt je een duidelijke ontvangst in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Dansdocent vastleggen

  • Workshopprogramma bepalen

    2 personen

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst controleren

  • Betalingen controleren

  • Muziek selecteren

    2 personen

  • Muziek offline opslaan

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Deelnemers herinneren

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte ventileren

    2 personen

  • Dansvloer vrijmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziek testen

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Workshop introduceren

  • Dansinstructie geven

    2 personen

  • Pauzes begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Vrij dansmoment begeleiden

    2 personen

  • Afscheid en feedbackkaart uitdelen

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 40
  • Ontvangsttafel
  • Garderoberekaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 50
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Theekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50
  • Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

  • Draadloze microfoon
  • Bluetoothspeakeraantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Laptop
  • Telefoonopladeraantal 2
  • Muziekback-up USB-stick

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6
  • LED-lichtsnoerenaantal 3

Sportmateriaal

  • Dansmattenaantal 40
  • Handdoekenaantal 40
  • Waterkannenaantal 6
  • Pionnenaantal 12

Decoratie

  • Welkomstbord
  • Richtingpijlenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 6
  • Naamstickersaantal 50

Kantoor

  • Registratieformulierenaantal 50
  • Pennenaantal 20
  • Feedbackkaartenaantal 50
  • Plakbandaantal 2
  • Schrijfblokkenaantal 10

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Afwasbakkenaantal 2

Catering

  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Schenkkannenaantal 4
  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de locatie en leg de dansdocent bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer meteen of er genoeg vrije vloer, ventilatie en stroompunten zijn.
  • Stuur uitnodigingen zodra programma, tijd en aanmeldformulier klaar zijn. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de workshop, zodat je deelnemerslijst, betalingen en dieetwensen kunt controleren.
  • Sla de muziek offline op een laptop en zet een tweede kopie op een USB-stick. Test Bluetoothspeaker, draadloze microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor.
  • Plan vóór de start minstens 60 minuten voor openen, ventileren, dansvloer vrijmaken en geluidscontrole. Zet ontvangsttafel, naamstickers, registratieformulieren en richtingpijlen klaar voordat deelnemers binnenkomen.
  • Zet waterkannen en herbruikbare drinkglazen op meerdere plekken in de ruimte en leg handdoeken klaar. Reken bij een workshop van 2 uur op minimaal 1 drinkglas en ongeveer 0,5 liter water per deelnemer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
Leg locatie en dansdocent bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken voor de workshop en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansworkshop klaar te zetten?
Plan minimaal 60 minuten voorbereiding op locatie. Gebruik die tijd voor ventileren, de dansvloer vrijmaken, tafels en stoelen opstellen, apparatuur aansluiten en muziek testen.
Hoeveel water heb ik nodig voor een dansworkshop?
Reken voor een workshop van 2 uur op ongeveer 0,5 liter water per deelnemer. Zet daarnaast minstens één drinkglas per deelnemer klaar en controleer de voorraad vóór de ontvangst.
Wanneer moet ik de deelnemers aan een dansworkshop herinneren?
Stuur een eerste herinnering 7 dagen vooraf met tijd, locatie, kledingadvies en praktische informatie. Stuur op de dag zelf nog een korte herinnering 2 tot 3 uur voor de start als deelnemers regelmatig te laat komen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!