Dansworkshop organiseren: complete checklist

Een dansworkshop vraagt om meer dan een docent en een afspeellijst. Je regelt vooraf een geschikte zaal, een duidelijke groepsindeling en voldoende tijd voor aanmeldingen, materiaal en techniek. Op de dag zelf moeten de dansvloer, registratie, muziek en dranktafel klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat je op het laatste moment nog sleutels, kabels of naamkaartjes moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Dansdocent bevestigen
Programma en dansstijl bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afsluiten
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziek en lesbestanden klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemers herinneren
Locatiesleutels ophalen
Zaal ventileren
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Drank- en snacktafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Workshop welkom heten
Warming-up begeleiden
Dansles begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Handdoekenaantal 35

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonstatief

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 10
Richtingsbordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop af. Dan kun je naamkaartjes maken, dieetwensen verwerken en het aantal stoelen, bekers, drankjes en snacks gericht voorbereiden.
Plan minimaal 60 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst. In dat uur kun je de zaal ventileren, de dansvloer vrijmaken, tafels plaatsen en de muziekinstallatie met laptop, speakers en microfoon testen.
Controleer de techniek vóór de deelnemers komen: test het geluid op dansvolume, laad bestanden vooraf op de laptop en leg verlengkabels en stekkerdozen vast. Een telefoonstatief is handig als je bewegingen of oefeningen wilt opnemen.
Zet de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes, pennen en de deelnemerslijst klaar. Zo registreer je iedereen in enkele minuten en blijft de doorgang naar de dansvloer vrij.
Voorzie een aparte drank- en snacktafel met waterkannen en herbruikbare bekers. Zet drank minstens 2 uur voor de start koud en plaats afvalbakken zichtbaar, zodat de dansvloer niet vol lege bekers raakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de start af.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken op minimaal 60 minuten opbouwtijd. Bij een zaal met beamer, projectiescherm, sportmateriaal en uitgebreide catering is 90 minuten veiliger.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een dansworkshop?: Plan minimaal 0,5 liter water per deelnemer voor een workshop van 2 uur, plus extra voor de docent. Zet de eerste drankjes vooraf klaar en vul de waterkannen tijdens de pauze bij.
Wat moet ik klaarzetten voor een dansworkshop?: Zorg vóór de ontvangst voor een vrije dansvloer, stoelen en tafels, registratiebenodigdheden, naamkaartjes, muziek en een geteste geluidsinstallatie. Leg dansmatten, weerstandsbanden en handdoeken klaar als die bij het programma horen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.