Checklist pour organiser un atelier de danse

Un atelier de danse demande plus qu’une salle et de la musique. Il faut confirmer l’intervenant, cadrer le programme, suivre les inscriptions et préparer un espace dégagé et sécurisé. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les badges, les fichiers de cours, les rallonges et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer l’intervenant de danse
Définir le programme et le style de danse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la musique et les fichiers de cours
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rappeler les participants
Récupérer les clés du lieu
Aérer la salle
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table des boissons et des snacks
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Accueillir l’atelier
Animer l'échauffement
Animer le cours de danse
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Table d'inscription
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Serviettesqté 35

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Trépied pour téléphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Thermosqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 10
Panneaux directionnelsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins une semaine pour finaliser le programme, le style de danse et les informations pratiques.
Clôturez la liste des participants quelques jours avant l’atelier. Ce délai vous laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires, préparer les badges nominatifs et ajuster les quantités de boissons et de snacks.
Testez la musique, l’ordinateur, les haut-parleurs, le micro et le vidéoprojecteur avant le jour J. Faites également fonctionner les rallonges et multiprises dans la salle afin d’éviter une installation improvisée.
Prévoyez au moins 45 minutes sur place avant l’arrivée du groupe. Ce temps sert à aérer la salle, dégager la piste, installer les tables, préparer le matériel de sport et vérifier les issues.
Installez la table d’inscription près de l’entrée et la table des boissons à distance de la piste de danse. Gardez les badges, les stylos et les panneaux directionnels visibles dès l’accueil pour fluidifier les premières minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de danse ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour pouvoir préparer les badges, le matériel et les quantités de nourriture.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier de danse ?: Prévoyez 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. L’installation comprend l’aération, le dégagement de la piste, les tables et chaises, le matériel sportif, la musique, l’inscription et le contrôle de sécurité.
Que faut-il vérifier avant le début d’un atelier de danse ?: Vérifiez que la piste est dégagée, que les tapis et bandes de résistance sont prêts et que les haut-parleurs fonctionnent. Contrôlez aussi les câbles, les multiprises, le micro et les fichiers de cours avant l’accueil.
Quand préparer les badges des participants ?: Préparez les badges après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’atelier. Gardez quelques badges vierges et des stylos à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.