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Tanzworkshop organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Tanzworkshop steht und fällt mit einem freien, sicheren Tanzbereich und einem klaren Ablauf. Kläre zuerst Raum, Tanzlehrer und Tanzstil, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Teilnehmerliste, Musik und Unterrichtsmaterialien. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Schlüsselübergabe, Lüften, Aufbau, Technikcheck und die Registrierung – plane dafür mindestens 90 Minuten vor Beginn ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Programm und Tanzstil festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Musik- und Unterrichtsdateien vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal lüften

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Sportmaterial bereitlegen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke- und Snacktisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Workshop begrüßen

  • Aufwärmen betreuen

  • Tanzunterricht begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportgeräte sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 35
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 30
  • WiderstandsbänderAnz. 30
  • HandtücherAnz. 35

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Handystativ

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 35
  • StifteAnz. 10
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum nicht nur für die Workshopzeit: Rechne mindestens 90 Minuten für Aufbau und 30 Minuten für den Abbau ein. Prüfe außerdem, wann du den Schlüssel abholen kannst.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vorher. Dann kannst du Namensschilder vorbereiten, Ernährungswünsche berücksichtigen und Getränke sowie Snacks passend einkaufen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand vor dem Einlass. Lege Musik- und Unterrichtsdateien zusätzlich offline auf dem Laptop ab, damit du nicht vom WLAN abhängig bist.
  • Plane pro angemeldeter Person mindestens eine freie Trainingsfläche ein und entferne Tische und Stühle vor dem Unterricht. Stelle nur so viele Sitzplätze an den Rand, wie für Pausen tatsächlich gebraucht werden.
  • Richte Registrierung sowie Getränke- und Snacktisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Beschrifte den Weg zum Saal und halte Namensschilder, Stifte, Wasser und Handtücher direkt am Eingang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzworkshop-Location reservieren?
Reserviere den Raum idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn ein bestimmter Termin oder ein gefragter Tanzlehrer vorgesehen ist. Plane zusätzlich mindestens 90 Minuten Vorbereitungszeit im Mietzeitraum ein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tanzworkshop?
Rechne bei körperlicher Bewegung mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person für einen dreistündigen Workshop. Stelle außerdem zwei bis drei Getränkeoptionen bereit und kühle sie spätestens 2 Stunden vor Beginn.
Wann sollte man die Teilnehmer an einen Tanzworkshop erinnern?
Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Nenne darin Startzeit, Adresse, Zugang, empfohlene Kleidung und den Hinweis, dass Handtücher oder Trinkbecher gebraucht werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzworkshop?
Plane für einen Workshop mit Registrierung, Sitzmöbeln, Technik, Sportmaterial und Getränketisch mindestens 90 Minuten ein. Sei 30 Minuten vor dem Einlass mit Sicherheitskontrolle und Techniktest fertig.

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