Danswedstrijd organiseren: checklist en planning
Een danswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en juryleden. Je moet deelnemers op tijd inschrijven, het wedstrijdformat vastleggen en zorgen dat startnummers, juryformulieren en muziekbestanden op de juiste plek staan. Plan daarnaast de inrichting van de dansvloer, kleedruimtes, jurytafel en inschrijvingstafel. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodigingen naar de wedstrijddag, zonder de praktische details voor deelnemers, jury en techniek te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
Muziekleverancier vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en bekers bestellen
Wedstrijdregels versturen
Startlijst samenstellen
2 personen
Juryformulieren maken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
Deelnemers bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bekers en prijzen ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdmuziek back-uppen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Wedstrijdvloer leggen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Licht en stroom testen
2 personen
Publiekstribune opbouwen
4 personen
Inschrijvingstafel opstellen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Jury instrueren
Dansers laten inzingen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Wedstrijd openen
Muziek voorrondes afspelen
2 personen
Juryformulieren innemen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tussenstand verwerken
2 personen
Finalisten bekendmaken
Pauze aankondigen
Pauzezaal aanvullen
2 personen
Finalisten opstellen
2 personen
Finalemuziek afspelen
2 personen
Finalescores controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Wedstrijdvloer afbreken
6 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Jurytafel
- Inschrijvingstafel
- Kledingrekkenaantal 4
- Kleedkamerschermenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Dansvloerpanelenaantal 24
- Antislipmattenaantal 12
- Startnummersaantal 120
- Pionnenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muzieklaptop
- Back-upmuziekspeler
- Laptopladeraantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
- Koffiepottenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenbogenaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Bannersaantal 6
- Nummerbordjesaantal 20
- Prijzen en bekersaantal 30
- Medaille-setsaantal 60
- Lintenaantal 6
- Fotowand
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 10
- Pedaalemmersaantal 4
Overig
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 20
- Notitieblokkenaantal 12
- Printpapieraantal 500
- Printer
- Rekenmachinesaantal 4
- Polsbandjesaantal 180
- Pijlenstickersaantal 30
- Naamstickersaantal 180
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
- Handtassenaantal 2
Tips
- Leg het wedstrijdformat vast voordat je inschrijvingen opent. Noteer per onderdeel de duur, het maximale aantal deelnemers, de jurysamenstelling en hoe de uitslag wordt bepaald.
- Verzamel muziekbestanden niet pas op de wedstrijddag. Vraag ze vooraf op, controleer of elk bestand afspeelbaar is en zet de volledige set op minimaal één back-upmuziekspeler of USB-stick.
- Maak de startlijst pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Stuur deelnemers daarna nog één bevestiging met hun startnummer, tijdstip, wedstrijdregels en praktische informatie.
- Test de techniek in de ingerichte zaal. Controleer luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptoplader, verlenghaspels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
- Bereken catering op basis van het aantal deelnemers, juryleden en begeleiders, en houd rekening met dieetwensen. Koel dranken en bereid hapjes zo dat je tijdens de wedstrijd niet tegelijk achter de catering en de muziek hoeft te staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een danswedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat, de jury en de muziekleverancier. Open de inschrijving daarna pas wanneer regels, capaciteit en planning duidelijk zijn.
- Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een danswedstrijd?
- Plan bij een kleine wedstrijd minimaal 3 juryleden, zodat een enkele beoordeling minder zwaar weegt. Leg hun beschikbaarheid uiterlijk 6 weken vooraf vast en verstuur de juryformulieren vóór de wedstrijddag.
- Wanneer moet ik deelnemers inschrijven en bevestigen?
- Laat de inschrijving bij voorkeur 3 tot 6 weken open, afhankelijk van het aantal deelnemers. Verwerk aanmeldingen wekelijks en stuur de definitieve startlijst en bevestiging uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd.
- Hoeveel muziek en techniek heb ik nodig voor een danswedstrijd?
- Zorg voor één hoofdset met luidsprekers, mengpaneel en muzieklaptop, plus een volledig gecontroleerde back-up op een tweede speler of USB-stick. Test alle aansluitingen minstens 2 uur vóór de eerste start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!