Checklist pour organiser un concours de danse

Un concours de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le format, puis les inscriptions, le jury et la musique. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les formulaires de notation, les numéros de départ et la sauvegarde des fichiers audio. Prévoyez un point d’accueil séparé, une table pour le jury et un espace vestiaire clairement indiqué. Les dernières vérifications se concentrent sur le matériel, les boissons, les prix et l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Confirmer le prestataire musique
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et les coupes
Envoyer les règles de la compétition
Établir la liste de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le programme
Confirmer les participants
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les coupes et les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Sauvegarder la musique du tournoi
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Poser le sol de compétition
6 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Monter les gradins
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Informer le jury
Faire chanter les danseurs
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Ouvrir la compétition
Diffuser la musique des tours préliminaires
2 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Annoncer les finalistes
Annoncer la pause
Réapprovisionner la salle de pause
2 personnes
Mettre en place les finalistes
2 personnes
Diffuser la musique de finale
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter le terrain de compétition
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table du jury
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 4
Paravents de vestiaireqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Portantsqté 2

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Tapis antidérapantsqté 12
Numéros de départqté 120
Cônesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable de musique
Lecteur de secours
Chargeur d’ordinateur portableqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Cafetièreqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Bannièresqté 6
Numéros de tableqté 20
Prix et coupesqté 30
Sets de médaillesqté 60
Rubansqté 6
Mur photo

Catering

Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 10
Poubelles à pédaleqté 4

Autre

Stylosqté 30
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 12
Papier d’impressionqté 500
Imprimante
Calculatricesqté 4
Braceletsqté 180
Autocollants flèchesqté 30
Étiquettes nominativesqté 180
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Sacs à mainqté 2

Conseils

Fixez le format du concours avant d’ouvrir les inscriptions : catégories, règles, ordre de passage et critères de notation doivent être clairs au moins 4 semaines à l’avance.
Constituez le jury et préparez ses formulaires avant de publier la liste de départ. Prévoyez une table dédiée, des chaises et suffisamment d’exemplaires imprimés pour chaque membre du jury.
Ne gardez pas la musique sur un seul ordinateur : sauvegardez le programme sur au moins 2 clés USB et emportez un lecteur de secours chargé le jour du concours.
Préparez la salle en séparant quatre zones : accueil, piste, jury et vestiaire. Fixez les câbles avec du ruban gaffer et vérifiez les tapis antidérapants avant l’arrivée des danseurs.
Calculez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé les participants. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les en-cas avant le début des passages.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de danse ?: Ouvrez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concours. Gardez ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, vérifier les informations manquantes et confirmer les participants.
Combien de temps avant faut-il réserver la salle ?: Réservez la salle dès que la date et le format sont définis, de préférence 2 à 3 mois à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer la piste, les vestiaires, les tables, les chaises et les branchements électriques.
Que faut-il prévoir pour la musique d’un concours de danse ?: Préparez les fichiers musicaux au moins 3 jours avant l’événement et sauvegardez-les sur 2 supports différents. Testez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et le lecteur de secours avant l’ouverture.
Quand préparer la liste de départ et le programme ?: Finalisez la liste de départ après la clôture des inscriptions et la confirmation des participants, idéalement 5 à 7 jours avant. Imprimez ensuite le programme en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires pour l’accueil, le jury et les intervenants.

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