Checklist para organizar un concurso de baile
Un concurso de baile necesita más coordinación que una simple fiesta: hay que controlar participantes, jurado, música, pista y tiempos. Esta checklist reúne 70 tareas y 69 materiales para preparar el evento desde la reserva del lugar hasta la apertura de puertas. Empieza por definir el formato y las reglas, y deja cerrados con antelación los archivos de música, los formularios del jurado y los premios. El día anterior, comprueba el equipo, enfría las bebidas y prepara la documentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir el jurado
Contratar al proveedor de música
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Inscribir a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Encargar premios y copas
Enviar las reglas de la competición
Elaborar la lista de salida
2 personas
Preparar formularios de jurado
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir el programa
Confirmar participantes
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Inventariar materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger vasos y premios
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Respaldar la música de la competición
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo
2 personas
Colocar el suelo de competición
6 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar luces y corriente
2 personas
Montar la tribuna del público
4 personas
Montar mesa de inscripción
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Instruir al jurado
Hacer entrar en calor a los bailarines
2 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir la competición
Poner la música de las rondas preliminares
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Procesar el marcador parcial
2 personas
Anunciar a los finalistas
Anunciar el descanso
Reabastecer la sala de descanso
2 personas
Elaborar la lista de finalistas
2 personas
Poner la música final
2 personas
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el área de competición
6 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar los resultados
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa del jurado
- Mesa de inscripción
- Percheroscant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Paneles de pista de bailecant. 24
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Dorsalescant. 120
- Conoscant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátil de música
- Reproductor de música de respaldo
- Cargador de portátilcant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Memorias USBcant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzascant. 6
- Cubiterascant. 6
Decoración
- Globoscant. 150
- Arcos de globoscant. 2
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 12
- Bannerscant. 6
- Placas numeradascant. 20
- Premios y copascant. 30
- Sets de medallascant. 60
- Cintascant. 6
- Photowall
Catering
- Compras
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Papeleracant. 10
- Cubos de pedalcant. 4
Otros
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 20
- Bloc de notascant. 12
- Papel de impresióncant. 500
- Impresora
- Calculadorascant. 4
- Pulserascant. 180
- Pegatinas de flechascant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 180
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Bolsoscant. 2
Consejos
- Define el formato, las categorías y el sistema de puntuación antes de abrir las inscripciones. Así podrás redactar unas reglas claras y preparar formularios de jurado que todos entiendan.
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del concurso. Necesitarás ese margen para confirmar participantes, elaborar la lista de salida, recoger preferencias dietéticas e imprimir el programa.
- Reúne la música con 48 horas de antelación y guarda una copia en una memoria USB o en otro reproductor. Comprueba también el portátil, la mesa de mezclas, los micrófonos y los cables antes de que llegue el público.
- Reserva tiempo para montar la pista, los separadores y los vestuarios antes de abrir el lugar. Coloca las alfombrillas antideslizantes, prueba la iluminación y deja la mesa de inscripción preparada con dorsales y listas.
- Calcula el catering según el número confirmado de participantes y asistentes, no según las invitaciones enviadas. Enfría las bebidas el día anterior y recoge vasos, premios y copas como mínimo unas horas antes del comienzo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baile?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, definir el formato, contratar la música y encargar los premios. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y dedica las últimas 48 horas a confirmar participantes y revisar el equipo.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso de baile?
- Lo más práctico es cerrarlas 7 días antes del evento. Ese plazo permite gestionar los datos, recoger preferencias dietéticas, preparar la lista de salida y enviar las reglas definitivas.
- ¿Qué equipo de música hace falta para un concurso de baile?
- Prepara altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil de música y cargador. Lleva además un reproductor de respaldo y una copia de los archivos en una memoria USB; prueba todo al menos 24 horas antes.
- ¿Cuándo se prepara la pista de baile?
- Monta la pista, los paneles, las alfombrillas antideslizantes y la iluminación el mismo día, con al menos 2 horas de margen antes de abrir. Así podrás corregir cables, probar el sonido y dejar despejada la zona de competición.
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