Tanzwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Spielmodus fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Regeln, Kategorien und Fristen müssen in der Einladung eindeutig stehen, damit du Anmeldungen später nicht einzeln nachklären musst.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Anmeldungen gesammelt, erfasse Ernährungswünsche und verschicke die Wettkampfregeln spätestens einige Tage vor dem Termin.
• Plane die Technik doppelt ab: Sichere die Musik auf USB-Sticks und einem Ersatz-Musikplayer, lade den Musiklaptop vollständig und teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor dem Einlass.
• Bereite den Raum in klaren Zonen vor: Anmeldetisch, Jurytisch, Garderobe, Umkleidebereich und Tanzfläche. Tanzbodenplatten, rutschfeste Matten und Absperrpfosten sollten vor dem Öffnen der Location fertig stehen.
• Rechne Catering und Getränke anhand der bestätigten Teilnehmerzahl, nicht anhand der ersten Anmeldungen. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Snacks, Servierschalen, Teller, Besteck und wiederverwendbare Trinkgläser vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzwettbewerb organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Spielmodus, Jury und Musiklieferant. Preise, Pokale und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin eingeplant sein.

Was muss bei einem Tanzwettbewerb am Wettkampftag bereitliegen?

Vor dem Einlass brauchst du unter anderem Startliste, Startnummern, Juryformulare, gedrucktes Programm und gesicherte Musik. Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau, Techniktest und das Öffnen der Location ein.

Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tanzwettbewerb?

Berechne die Mengen nach der bestätigten Teilnehmer- und Helferzahl und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Snacks und Catering gehören spätestens 30 Minuten vor dem ersten Start bereit.

Welche Technik braucht ein Tanzwettbewerb?

Für den Ablauf brauchst du mindestens Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Musiklaptop und passende Kabel. Halte zusätzlich einen Ersatz-Musikplayer, USB-Sticks, ein Ladegerät und Gaffer Tape bereit, damit ein kleiner Ausfall nicht den Wettbewerb stoppt.