Checklist voor een danswedstrijd organiseren

Een danswedstrijd organiseren vraagt meer dan een vloer en muziek. Je legt vooraf het reglement, de jury, deelnemersregistratie en startvolgorde vast, en controleert daarna techniek, prijzen en zaalindeling. Op de wedstrijddag draait alles om een veilige vloer, duidelijke communicatie en een draaiboek dat ook vrijwilligers kunnen volgen. Deze checklist helpt je de 79 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Muziekleverancier vastleggen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Deelnemerslijst bijwerken
Startvolgorde samenstellen
2 personen
Juryformulieren ontwerpen
Prijzen bestellen
Draaiboek afdrukken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Vloer inspecteren
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wedstrijdmuziek klaarzetten
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Nummerbordjes klaarleggen
Decoratie ophangen
3 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsmuziek afspelen
Welkomstwoord verzorgen
Wedstrijdregels toelichten
Opwarmruimte begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Wedstrijdmuziek bedienen
2 personen
Deelnemers klaarzetten
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksvloer schoonhouden
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Juryuitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsset uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Dansvloer verwijderen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 24
Vloertapeaantal 6
Opwarmmattenaantal 8
Startnummerhesjesaantal 40
Stopwatchesaantal 3
Pionnenaantal 12
Bekersaantal 6
Medaillesaantal 30
Certificatenaantal 50
Startnummerbordjesaantal 40
Scorebord
Scorekaartenaantal 150
Juryformulierenaantal 100
Pennenaantal 40

Apparatuur

Geluidsset
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
USB-sticksaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Kabelmattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Fotowand
Prikbordaantal 2
Tafelnummersaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Bezem en blikaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld onder meer categorieën, tijdslimieten, jurysysteem, inschrijfvoorwaarden en de uiterste aanmelddatum.
Plan de muziekcontrole niet pas op de wedstrijddag. Verzamel alle muziekbestanden vooraf, test ze op de laptop en bewaar een reservekopie op minimaal twee USB-sticks.
Maak de startvolgorde pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Deel de definitieve volgorde, startnummerhesjes en praktische instructies uiterlijk enkele dagen vooraf met de deelnemers.
Reserveer tijd voor de techniekopbouw en een volledige test. Controleer geluidsset, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlichting en verlenghaspels voordat deelnemers binnenkomen.
Inspecteer de dansvloer bij het openen van de zaal. Controleer de vloerpanelen, vloertape, kabelmatten en looproutes; zet jurytafels, stoelen en materialen daarna volgens het draaiboek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie, juryleden, muziekleverancier en het reglement vastleggen, terwijl deelnemers nog tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en startvolgorde maken?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Maak daarna de startvolgorde en informeer deelnemers, jury en vrijwilligers over de definitieve indeling.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een danswedstrijd?: Leg minimaal 3 juryleden vast voor een kleine wedstrijd, zodat één afwijkende beoordeling minder zwaar weegt. Wijs daarnaast één persoon aan die juryformulieren verzamelt en de uitslag controleert.
Wanneer moet ik de muziek voor een danswedstrijd controleren?: Controleer alle bestanden uiterlijk 3 dagen vooraf en test ze nogmaals tijdens de technische opbouw. Neem een laptop, het afgesproken afspeelmedium en minstens één reservekopie mee naar de zaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.