Checklist para organizar un concurso de baile sin olvidos

Un concurso de baile necesita más que una pista y música: hay que cerrar el reglamento, coordinar al jurado y controlar las inscripciones antes del día del evento. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación hasta la apertura de la sala. Incluye la preparación del orden de salida, los formularios de evaluación, los archivos de música, los premios y la revisión del suelo. También te ayuda a dejar listos los cables, bebidas, voluntarios y materiales con tiempo suficiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir el jurado
Contratar al proveedor de música
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Actualizar la lista de participantes
Preparar el orden de salida
2 personas
Diseñar los formularios del jurado
Encargar premios
Imprimir el plan de trabajo
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Informar a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Inspeccionar el suelo
2 personas
Instalar la pista de baile
4 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar la música del partido
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Preparar los carteles numerados
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Exponer los premios
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir al público
3 personas
Reproducir la música de apertura
Dar la bienvenida
Explicar las reglas del concurso
Coordinar la zona de calentamiento
2 personas
Anunciar las actuaciones
Controlar la música de la competición
2 personas
Preparar a los participantes
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpio el área del público
2 personas
Coordinar el programa del descanso
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
4 personas
Comprobar el resultado del jurado
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la pista de baile
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 180
Mesas del juradocant. 2
Percheroscant. 4
Carpas de fiestacant. 2

Material deportivo

Paneles de pista de bailecant. 24
Cinta para el suelocant. 6
Colchonetas de calentamientocant. 8
Chalecos con número de dorsalcant. 40
Cronómetroscant. 3
Conoscant. 12
Vasoscant. 6
Medallascant. 30
Certificadoscant. 50
Placas de dorsalcant. 40
Marcador
Tarjetas de puntuacióncant. 150
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Bolígrafoscant. 40

Equipo

Equipo de sonido
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Memorias USBcant. 3
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Alfombrillas para cablescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Cestas de pancant. 6
Abrebotellascant. 4

Decoración

Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Photowall
Tablón de anuncioscant. 2
Números de mesacant. 10

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Escoba y recogedorcant. 3
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones. Así los participantes conocen las categorías, los criterios del jurado y la fecha límite desde el primer contacto.
Define el jurado y prepara sus formularios al menos 7 días antes. Confirma quién asistirá y deja una mesa separada, sillas y bolígrafos para evitar interrupciones durante las rondas.
Prepara el orden de salida cuando las inscripciones estén cerradas y envíalo a los participantes con 24-48 horas de antelación. Incluye la hora de llegada y las indicaciones para entregar o comprobar su música.
Reúne los archivos de música en una memoria USB y en un portátil, y comprueba cada pista antes de abrir la sala. Lleva también equipo de sonido, micrófonos, mesa de mezclas, regletas y enrollacables de repuesto.
Reserva tiempo para inspeccionar el suelo y montar la pista antes de la llegada del público. Fija los paneles y la cinta, cubre los cables con alfombrillas y enfría las bebidas con varias horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baile?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite redactar el reglamento, confirmar el jurado y el proveedor de música, abrir las inscripciones, hacer reservas y encargar premios.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso de baile?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese tiempo para actualizar la lista de participantes, preparar el orden de salida, recoger preferencias dietéticas y comunicar los horarios.
¿Cuánta música hay que preparar para un concurso de baile?: Reúne una pista por participante o pareja, más 2 o 3 pistas de reserva para pruebas y cambios de última hora. Comprueba todos los archivos al menos 24 horas antes y guárdalos en dos soportes.
¿Cuándo hay que montar la sala para un concurso de baile?: Abre y monta la sala entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Reserva los primeros 30 minutos para revisar el suelo y la pista, y después instala sonido, iluminación, mesas del jurado, sillas y señalización.

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