Checklist pour organiser un concours de danse

Un concours de danse demande plus qu’une salle et une playlist. Il faut cadrer le règlement, les inscriptions et le jugement avant de confirmer les détails pratiques comme l’ordre de passage, les repas et les récompenses. Cette checklist de 79 tâches et 59 fournitures suit la préparation jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : fichiers musicaux incompatibles, câbles non sécurisés, formulaires du jury manquants ou médailles encore dans leur emballage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Confirmer le prestataire musique
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Mettre à jour la liste des participants
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Concevoir les formulaires du jury
Commander les prix
Imprimer le déroulé
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Inspecter le sol
2 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la musique de compétition
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Préparer les numéros de table
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Installer les lots
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Assurer le mot de bienvenue
Expliquer les règles du match
Animer l'espace d'échauffement
2 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer la musique de la compétition
2 personnes
Préparer les participants
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le sol du public propre
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier les résultats du jury
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la piste de danse
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tables du juryqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Ruban de solqté 6
Tapis chauffantsqté 8
Dossardsqté 40
Chronomètresqté 3
Cônesqté 12
Gobeletsqté 6
Médaillesqté 30
Certificatsqté 50
Panneaux de dossardqté 40
Tableau des scores
Fiches de scoreqté 150
Fiches de juryqté 100
Stylosqté 40

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Mur photo
Panneau d’affichageqté 2
Numéros de tableqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Balai et pelleqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement et les critères de jugement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les catégories, la durée des passages, les horaires et les règles de notation dès le formulaire.
Bloque le jury et le prestataire musique plusieurs semaines à l’avance. Demande les fichiers musicaux avant la dernière semaine, puis teste chaque fichier sur l’ordinateur et le système de sonorisation prévu.
Prépare l’ordre de départ dès que les inscriptions sont stabilisées. Imprime le déroulé, les dossards et les formulaires du jury en plusieurs exemplaires afin de garder une copie de secours le jour du concours.
Inspecte la piste avant l’arrivée des danseurs. Vérifie le sol, fixe les panneaux et le ruban de sol, sécurise les rallonges avec des passe-câbles et teste l’éclairage avant d’ouvrir la salle.
Ne laisse pas les récompenses et les boissons pour le dernier moment. Vérifie les prix et les médailles, refroidis les boissons quelques heures avant l’accueil et prévois les tables du jury, les chaises et le matériel de service déjà installés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse ?: Prévois au moins 8 semaines pour un concours avec inscriptions, jury et prestataire musique. Ce délai laisse le temps de fixer le règlement, réserver la salle, commander les récompenses et traiter les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de danse ?: Envoie-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le concours pour pouvoir établir l’ordre de départ et informer les participants.
Combien de temps avant faut-il vérifier la musique du concours ?: Récupère les fichiers musicaux au plus tard 7 jours avant l’événement et vérifie-les dans les 48 heures suivantes. Prépare aussi une copie sur au moins une clé USB et teste le volume avec le matériel utilisé sur place.
Que faut-il prévoir pour le jury d’un concours de danse ?: Prévois une table dédiée, des chaises, les formulaires de notation, des stylos et une copie du déroulé pour chaque membre. Installe le jury avant l’ouverture de la salle et garde au moins 2 jeux de formulaires supplémentaires.

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