Tanzwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf, geprüfter Musik und einer Jury, die rechtzeitig alle Unterlagen erhält. Kläre zuerst Reglement, Ort, Raumaufteilung und Anmeldung; danach folgen Startreihenfolge, Technik, Helfer und Verpflegung. Am Veranstaltungstag prüfst du vor dem Einlass vor allem Tanzboden, Tonanlage, Startnummern und Bewertungsformulare. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Siegerehrung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
Musiklieferant festlegen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Teilnehmerformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Teilnehmerliste aktualisieren
Startreihenfolge zusammenstellen
2 Personen
Juryformulare entwerfen
Preise bestellen
Drehbuch ausdrucken
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Boden inspizieren
2 Personen
Tanzfläche verlegen
4 Personen
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
Jurytisch aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Cateringtisch aufstellen
2 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Wettkampfmusik bereitlegen
2 Personen
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
Nummernschilder bereitlegen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
Preise ausstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnungsmusik abspielen
Begrüßungswort übernehmen
Wettkampfregeln erläutern
Aufwärmbereich betreuen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Wettkampfmusik bedienen
2 Personen
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Ergebnisse eintragen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsfläche sauber halten
2 Personen
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
4 Personen
Juryergebnis überprüfen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Soundsystem ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tanzfläche entfernen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
JurytischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
PartyzelteAnz. 2

Sportmaterial

TanzbodenplattenAnz. 24
BodentapeAnz. 6
AufwärmmattenAnz. 8
StartnummerwestenAnz. 40
StoppuhrenAnz. 3
KegelAnz. 12
BecherAnz. 6
MedaillenAnz. 30
ZertifikateAnz. 50
StartnummernschilderAnz. 40
Anzeigetafel
WertungsbögenAnz. 150
JuryformulareAnz. 100
StifteAnz. 40

Ausstattung

Soundanlage
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
Laptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
KabelmattenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
WegweiserAnz. 12
Fotowand
PinnwandAnz. 2
TischnummernAnz. 10

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfreglement fest, bevor du Einladungen verschickst. Darin sollten Kategorien, Wertung, Musikvorgaben, Zeitlimits und die Frist für Anmeldungen eindeutig stehen.
Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie spätestens 7 Tage vorher an, prüfe jedes Format auf dem vorgesehenen Laptop und speichere eine zweite Kopie auf einem USB-Stick.
Erstelle die Startreihenfolge erst nach Ablauf der Anmeldung und sende sie den Teilnehmenden mindestens 3 Tage vorher. So können Namen, Kategorien und Startnummern noch korrigiert werden.
Plane für Jury und Technik eigene Tische, Stromanschlüsse und Sitzplätze ein. Verlängerungskabel und Kabelmatten sollten vor dem Einlass verlegt und auf Stolperstellen geprüft werden.
Öffne den Saal früh genug für einen vollständigen Technik- und Bodencheck. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Licht, Stoppuhren und die Musik mit mindestens einem kurzen Probelauf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen klärst du Reglement, Jury, Location und Raumaufteilung; anschließend folgen Anmeldung, Musik und Helferplanung.
Wann müssen die Teilnehmer eines Tanzwettbewerbs ihre Musik abgeben?: Setze eine Frist von mindestens 7 Tagen vor dem Wettbewerb. Prüfe danach jede Datei und halte eine Sicherungskopie auf einem zweiten USB-Stick bereit.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Tanzwettbewerb?: Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit die Bewertung nicht von einer Einzelmeinung abhängt. Erfasse ihre Namen frühzeitig und drucke für jedes Mitglied die Bewertungsformulare aus.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzwettbewerb?: Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Tanzboden, Sitzplätze, Jurytische, Technik, Licht und Beschilderung. Öffne den Saal erst nach dem Boden- und Soundcheck für die Teilnehmenden.

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