Checklist voor een danswedstrijd organiseren

Een danswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en muziek verzamelen. Je regelt tegelijk een wedstrijdlocatie, reglement, jury, presentator, inschrijvingen, wedstrijdschema en een veilige dansvloer. Begin op tijd met reserveringen, prijzen en medailles, want die onderdelen bepalen hoeveel deelnemers je kunt toelaten. In de laatste week controleer je vooral de muziekbestanden, programmaboekjes, startgelden en de praktische inrichting van jurytafel, inschrijftafel, kleedruimte en publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
Juryleden bevestigen
2 personen
Presentator vastleggen
Muziekverantwoordelijke vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgelden controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
Jury-indeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Prijzen en medailles bestellen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen controleren
2 personen
Muziek op afspeellijst zetten
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
Wedstrijdvloer controleren
3 personen
Vloer schoonmaken
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Jurytafels opstellen
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Dansers laten warmlopen
2 personen
Jury instrueren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma openen
2 personen
Dansrondes begeleiden
5 personen
Muziek per ronde afspelen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleronde begeleiden
5 personen
Finalescores controleren
3 personen
Winnaars klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Afscheidsmuziek afspelen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Wedstrijdvloer schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Scoreformulieren archiveren
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 3
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 36
Startnummerhoudersaantal 40
Pilatesmattenaantal 20
Jurytafelnummersaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenbakkenaantal 4
Prijzenbekersaantal 12
Medaillesaantal 40
Lintenaantal 40
Scorebord

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Muzieklaptop
Reservekopie USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Laptoptafelsaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Serveerkannenaantal 8

Decoratie

Podiumachtergronddoekenaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 10
Nummerbordjesaantal 40

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement vast voordat je het inschrijfformulier opent. Zet daarin onder meer categorieën, tijdslimieten, jurynormen en de uiterste inschrijfdatum, zodat je later geen deelnemers opnieuw hoeft te informeren.
Bevestig juryleden, presentator en muziekverantwoordelijke uiterlijk enkele weken vooraf. Zonder deze drie rollen kun je het wedstrijdschema en de jury-indeling niet betrouwbaar afronden.
Verzamel muziekbestanden niet pas op de wedstrijddag. Controleer elk bestand vooraf en zet de definitieve afspeellijst op de muzieklaptop; bewaar daarnaast een reservekopie op een USB-stick.
Plan de inrichting op basis van je aantallen: publieksstoelen, jurytafels, kleedkamerbanken, kledingrekken en afzetpalen moeten vóór de deelnemers arriveren staan. Leg kabels vast met kabelmatten en controleer de dansvloerpanelen op kieren of hoogteverschillen.
Stuur deelnemersinformatie zodra deelnemers, startgelden en het schema zijn gecontroleerd. Vermeld minstens de aankomsttijd, inschrijftafel, kleedruimte, wedstrijdvolgorde, muziekafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, juryleden en de inschrijvingen. Reserveer prijzen, medailles en benodigde materialen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een danswedstrijd maken?: Maak het schema nadat de inschrijfdeadline is verstreken en de startgelden zijn gecontroleerd. Rond het uiterlijk 7 dagen vooraf af, zodat je de deelnemersinformatie en programmaboekjes nog op tijd kunt versturen en printen.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een danswedstrijd?: Dat hangt af van je reglement en het aantal categorieën, maar leg minimaal één jurylid per beoordelingsonderdeel vast. Bevestig alle juryleden uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en maak daarna pas de definitieve jury-indeling.
Wanneer controleer ik de muziek voor een danswedstrijd?: Verzamel de muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer ze op afspeelbaarheid, bestandsnaam en volgorde. Zet de definitieve muziek de dag voor de wedstrijd op de muzieklaptop en neem een reservekopie op USB mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.