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Tanzwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzwettbewerb braucht mehr als einen Raum und eine Jury. Du musst Anmeldungen, Startgelder, Musikdateien, Wettkampfplan und Verpflegung so koordinieren, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder warten muss. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und prüfe Technik, Tanzboden und Startnummern spätestens am Vortag. Die Checkliste führt dich von der Reglement- und Ortswahl bis zur Vorbereitung des Anmeldetischs.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfreglement festlegen

    3 Personen

  • Jurymitglieder bestätigen

    2 Personen

  • Moderator festlegen

  • Musikverantwortliche festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen verarbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Startgelder kontrollieren

    2 Personen

  • Wettkampfplan erstellen

    3 Personen

  • Jury-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Programmheft gestalten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Preise prüfen

    2 Personen

  • Musik in die Playlist aufnehmen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Wettkampfboden prüfen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Jurytische aufstellen

    2 Personen

  • Soundsystem anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Jurymaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Tänzer aufwärmen lassen

    2 Personen

  • Jury einweisen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programm öffnen

    2 Personen

  • Tanzrunden begleiten

    5 Personen

  • Musik pro Runde abspielen

  • Juryformulare einsammeln

    2 Personen

  • Punkte eingeben

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Finalisten bekanntgeben

    2 Personen

  • Finalrunde begleiten

    5 Personen

  • Finalscores kontrollieren

    3 Personen

  • Gewinner bereitlegen

    2 Personen

  • Preisverleihung moderieren

    3 Personen

  • Dankesrede halten

  • Abschiedsmusik abspielen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Soundsystem ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Wettkampffläche reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Punktbögen archivieren

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PublikumssitzeAnz. 180
  • KlappischeAnz. 12
  • JurytischeAnz. 3
  • UmkleidebänkeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Sportmaterial

  • TanzbodenplattenAnz. 36
  • StartnummernhalterAnz. 40
  • PilatesmattenAnz. 20
  • JurytischnummernAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StiftehalterAnz. 4
  • PokalpreiseAnz. 12
  • MedaillenAnz. 40
  • BänderAnz. 40
  • Anzeigetafel

Ausstattung

  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Musiklaptop
  • USB-Stick mit SicherungskopieAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • LaptoptischeAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 60
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 6
  • ServierkannenAnz. 8

Dekoration

  • BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • PfeiltafelnAnz. 10
  • NummerntafelnAnz. 40

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Reglement, Altersklassen und Anmeldeschluss fest, bevor du Einladungen verschickst. So erhältst du vergleichbare Anmeldungen und musst den Wettkampfplan später weniger oft ändern.
  • Bestätige Jury, Moderation und Musikverantwortliche frühzeitig und verschicke Teilnehmerinformationen nach der Anmeldung. Für die Musik solltest du jede Datei testen und zusätzlich eine Sicherungskopie auf einem USB-Stick bereithalten.
  • Plane den Wettkampfboden nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Tanzbodenplatten, Stromwege, Kabelmatten und die Position der Soundanlage spätestens am Vorabend; Funkmikrofone und Musiklaptop gehören ebenfalls in diesen Technikcheck.
  • Richte Anmeldung, Umkleiden und Zuschauerbereich getrennt ein. Startnummernhalter, Sitzplätze, Umkleidebänke, Kleiderständer und Absperrpfosten verhindern Gedränge, besonders wenn mehrere Gruppen gleichzeitig eintreffen.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kaufe Getränke sowie Verpflegung erst nach der Teilnehmerbestätigung ein. Stelle Wasser, Trinkgläser, Kühlboxen und Eis bereit und kalkuliere Kaffee und Tee so, dass auch Jury und Helfer versorgt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzwettbewerb organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Reglement, Jury und Anmeldeformular. Spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Startgelder und Teilnehmerbestätigungen geprüft sein.
Was muss man für einen Tanzwettbewerb an Technik vorbereiten?
Du brauchst eine geprüfte Soundanlage, Funkmikrofone, einen Musiklaptop, Verlängerungskabel und eine Sicherungskopie der Musik. Teste alle Dateien und die Stromversorgung spätestens am Vortag und halte am Veranstaltungstag mindestens 30 Minuten für einen erneuten Funktionstest frei.
Wann erstellt man den Wettkampfplan?
Erstelle den Wettkampfplan erst, wenn der Anmeldeschluss vorbei und die Teilnehmerliste geprüft ist, normalerweise 1 bis 2 Wochen vor dem Wettbewerb. Die Jury-Einteilung und die Teilnehmerinformationen sollten danach innerhalb von 2 bis 3 Tagen verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzwettbewerbs?
Plane für Tanzboden, Jurytische, Publikumssitze, Anmeldetisch, Technik und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Wenn der Wettkampfboden nicht vorbereitet ist oder mehrere Räume ausgestattet werden müssen, solltest du den Aufbau bereits am Vorabend beginnen.

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