Organiser un concours de danse sans rien oublier

Un concours de danse demande de coordonner les participants, le jury, la musique et l’accueil dans un ordre précis. Commence par fixer le lieu, le règlement et les responsables, puis ouvre les inscriptions avant de construire le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers musicaux, les réservations, les récompenses et l’installation de la piste. Cette checklist rassemble les 67 tâches et 56 fournitures nécessaires pour suivre la préparation jusqu’au jour du concours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
3 personnes
Confirmer les jurés
2 personnes
Réserver un animateur
Définir le responsable de la musique
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Établir la répartition du jury
2 personnes
Faire les réservations
Commander les prix et médailles
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Ajouter la musique à la playlist
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Contrôler le terrain de compétition
3 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Échauffer les danseurs
2 personnes
Informer le jury
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Ouvrir le programme
2 personnes
Animer les rondes de danse
5 personnes
Diffuser la musique à chaque manche
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Animer la finale
5 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer les gagnants
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Diffuser la musique d'adieu
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Archiver les feuilles de score
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 3
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 36
Porte-dossardsqté 40
Tapis de Pilatesqté 20
Numéros de table du juryqté 3
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Pots à crayonsqté 4
Coupes de prixqté 12
Médaillesqté 40
Rubansqté 40
Tableau des scores

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable de musique
Clé USB de sauvegardeqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Tables pour ordinateurs portablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Corbeilles à painqté 6
Carafes de serviceqté 8

Décoration

Toiles de fond de scèneqté 2
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 10
Numéros de tableqté 40

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précise les catégories, les horaires, les critères de jugement et les conditions de participation afin d’éviter les demandes contradictoires.
Demande les fichiers musicaux plusieurs jours avant la compétition, puis vérifie chaque piste sur l’ordinateur prévu. Garde une clé USB de sauvegarde et une seconde copie des fichiers.
Prévois une table d’inscription séparée de l’espace du public. Elle doit permettre de vérifier rapidement les participants, les besoins alimentaires et les frais d’inscription dès leur arrivée.
Construis le programme seulement après avoir confirmé les participants et la répartition du jury. Imprime les livrets une fois les horaires stabilisés et envoie les dernières informations aux danseurs.
Contrôle la piste, les câbles et la sonorisation avant l’ouverture des portes. Les rallonges, multiprises et passe-câbles doivent être installés de façon à ne pas gêner les déplacements des danseurs ou du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, établir le règlement, confirmer les jurés et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les vérifications, l’impression du programme et l’installation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de danse ?: Ouvre les inscriptions dès que le lieu, le règlement et les catégories sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la compétition. Fixe une date limite environ 2 semaines avant afin de finaliser le programme.
Combien de fichiers musicaux faut-il préparer pour un concours de danse ?: Prépare un fichier par passage prévu, plus une copie de sauvegarde de l’ensemble de la playlist. Vérifie chaque fichier au moins 3 jours avant et conserve une copie sur ordinateur ainsi que sur clé USB.
Quand commander les prix et les médailles ?: Commande les prix et les médailles au moins 3 à 4 semaines avant le concours. Ce délai laisse le temps de vérifier les quantités, les catégories et de corriger une erreur de personnalisation ou de livraison.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.