Checklist para organizar un concurso de baile
Un concurso de baile necesita más que una pista y música: hay que cerrar el reglamento, coordinar al jurado y ordenar las inscripciones antes de publicar el calendario. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la elección del lugar hasta la mesa de inscripción y la comprobación final del sonido. También incluye los puntos que suelen quedarse para el último momento, como los archivos musicales, los premios, los horarios y la distribución del jurado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la ubicación del concurso
2 personas
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
Confirmar al jurado
2 personas
Confirmar al presentador
Asignar responsable de la música
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Elaborar el calendario de competición
3 personas
Hacer la distribución del jurado
2 personas
Hacer reservas
Encargar premios y medallas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los premios
2 personas
Poner la música en la lista de reproducción
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Comprobar la pista de competición
3 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Hacer calentar a los bailarines
2 personas
Instruir al jurado
2 personas
Recibir al público
4 personas
Abrir el programa
2 personas
Guiar las rondas de baile
5 personas
Reproducir música por ronda
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Introducir las puntuaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Guiar la ronda final
5 personas
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
Preparar a los ganadores
2 personas
Presentar la entrega de premios
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Poner música de despedida
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el área de competición
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Archivar las hojas de puntuación
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Asientos para el públicocant. 180
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas del juradocant. 3
- Bancos del vestuariocant. 8
- Percheroscant. 6
- Postes separadorescant. 12
Material deportivo
- Paneles de pista de bailecant. 36
- Portadorsalescant. 40
- Colchonetas de pilatescant. 20
- Números de mesa del juradocant. 3
- Cronómetroscant. 4
- Portapapelescant. 8
- Portalápicescant. 4
- Trofeoscant. 12
- Medallascant. 40
- Cintascant. 40
- Marcador
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátil de música
- Copia de seguridad USBcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Mesas para portátilescant. 2
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 60
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cestas de pancant. 6
- Jarras para servircant. 8
Decoración
- Telones de fondo del escenariocant. 2
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Paneles de flechascant. 10
- Placas numeradascant. 40
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones: define categorías, duración de cada actuación, criterios de puntuación y cómo se resolverán los empates. Así el jurado y los participantes reciben la misma información desde el principio.
- No esperes al último día para reunir la música. Pide los archivos con antelación, comprueba que se abren en el portátil y guarda una copia de seguridad en USB; prueba también el equipo de sonido y los micrófonos.
- Elabora el calendario cuando las inscripciones estén comprobadas, no solo recibidas. Deja márgenes entre bloques para cambios, entradas y salidas, y envía a cada participante su horario junto con las indicaciones del lugar.
- Prepara la pista y los accesos antes de montar la mesa de inscripción. Revisa los paneles de la pista, separa el recorrido del público con postes y coloca bancos, percheros y portadorsales donde los bailarines puedan encontrarlos sin cruzar la zona de competición.
- Haz la compra después de recoger las preferencias dietéticas y calcula las bebidas por persona. Deja listos vasos, tazas, platos, cubiertos, termos, cafeteras, teteras y neveras portátiles para que el servicio no interfiera con las actuaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para un concurso de baile?
- Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del concurso para poder procesar los datos, confirmar participantes y preparar el calendario. Cierra el formulario cuando todavía queden varios días para revisar duplicados o inscripciones incompletas.
- ¿Cuándo hay que confirmar al jurado y al presentador?
- Confírmalos entre 3 y 4 semanas antes y vuelve a comprobar su disponibilidad una semana antes. El jurado necesita conocer el reglamento y su distribución; el presentador debe recibir el programa y los nombres correctamente escritos.
- ¿Cuándo se debe enviar la música de los participantes?
- Pide los archivos al cerrar las inscripciones y fija un plazo de entrega de 7 días antes del concurso. Comprueba cada archivo al recibirlo y conserva una copia en el portátil de música y otra en un USB.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la pista y el sonido?
- Haz una revisión técnica como mínimo 2 horas antes de abrir el acceso al público. Comprueba la pista, los cables, las regletas, las alfombrillas, los focos, los micrófonos y la reproducción de varias pistas musicales.
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