Checklist voor een danssportwedstrijd organiseren
Een danssportwedstrijd staat of valt met een strak wedstrijdschema, duidelijke communicatie en techniek die vóór de eerste deelnemer is getest. Leg eerst de locatie, het reglement, de categorieën en de jury vast. Daarna verwerk je inschrijvingen, startgelden en dieetwensen, terwijl je muziek, prijzen en medewerkers organiseert. In de laatste week controleer je reserveringen, materialen en deelnemersinformatie. Op de wedstrijddag draait alles om een tijdige opbouw, een goed geïnformeerde wedstrijdleiding en een rustige inschrijfbalie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Wedstrijdleiding aanwijzen
2 personen
Muziekcoördinator aanwijzen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Prijzen bestellen
Medewerkers indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Draaiboek printen
Deelnemers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer inspecteren
2 personen
Wedstrijdvloer reinigen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Opening aankondigen
Wedstrijdrondes begeleiden
5 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Uitslagen invoeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Cateringbuffet schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Pauzes aankondigen
Finalisten oproepen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdvloer nalopen
2 personen
Cateringoverschot verpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren over uitslag
Facturen controleren
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 18
- Jurytafelsaantal 4
- Inschrijftafelaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 8
- Podiummodulesaantal 3
Sportmateriaal
- Wedstrijdvloer
- Startnummersaantal 100
- Startnummerhoudersaantal 100
- Juryklemplankenaantal 12
- Juryformulierenaantal 300
- Pennenaantal 40
- Stopwatchesaantal 4
- Pilonnenaantal 12
- Stretchmattenaantal 12
- Medaillesaantal 36
- Bekersaantal 12
- Certificatenaantal 100
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muzieklaptop
- USB-sticksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Laptopstandaard
- Printer
- Rekenmachinesaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Keukenmaatbekersaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdbanneraantal 2
- Ronde tafelkledenaantal 18
- Podiumdoekenaantal 3
- Ballonnenbogenaantal 2
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartstandaardsaantal 20
Verlichting
- LED-lichtsetsaantal 6
- LED-spotsaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Buffetdispensersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de wedstrijdlocatie zo vroeg mogelijk en plan de opbouw enkele uren vóór de eerste start. Zo is er tijd om de wedstrijdvloer, jurytafels, inschrijftafel en bewegwijzering klaar te zetten.
- Publiceer het inschrijfformulier pas nadat reglement en wedstrijdcategorieën vaststaan. Sluit de inschrijving op een duidelijke datum, zodat je deelnemerslijst en wedstrijdschema niet voortdurend veranderen.
- Maak de muziekbestanden uiterlijk een week voor de wedstrijd compleet en test laptop, mengpaneel, luidsprekers en draadloze microfoons samen. Bewaar de bestanden bovendien op minstens één USB-stick als reserve.
- Wijs medewerkers per taak en tijdstip in, niet alleen per algemene rol. Plan afzonderlijke mensen voor inschrijving, muziek, wedstrijdleiding, catering en het controleren van startnummers en juryformulieren.
- Controleer prijzen, medailles, bekers en certificaten enkele dagen vooraf op aantallen en categorieën. Print het draaiboek en de deelnemersinformatie vóór de wedstrijddag, zodat je niet afhankelijk bent van één laptop of printer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een danssportwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de categorieën en de juryleden. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, het wedstrijdschema, muziek, medewerkers en techniek.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een danssportwedstrijd maken?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen sluiten en de deelnemerslijst is gecontroleerd. Werk het uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd definitief uit en informeer deelnemers daarna direct.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een danssportwedstrijd?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur vóór de eerste start voor vloer, tafels, stoelen, techniek, bewegwijzering en de inschrijfbalie. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige geluidstest en briefing van de medewerkers.
- Wanneer moet ik de techniek voor een danssportwedstrijd testen?
- Test de volledige geluidsopstelling uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag vóór de deelnemers binnenkomen. Controleer daarbij ook USB-back-ups, verlengkabels, stekkerdozen en microfoons.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!