Checklist pour organiser une compétition de danse sportive

Une compétition de danse sportive demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, la musique et l’accueil des participants. Commencez par réserver le lieu, fixer le règlement et définir les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, établissez le programme, rassemblez les fichiers musicaux et répartissez les rôles de l’équipe. Cette checklist de 73 tâches et 65 fournitures vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Désigner le responsable de la compétition
2 personnes
Désigner le coordinateur musical
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Commander les prix
Répartir le personnel
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Imprimer le déroulé
Informer les participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le sol
2 personnes
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le matériel du jury
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les manches du concours
5 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Garder le buffet traiteur propre
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Annoncer les pauses
Appeler les finalistes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le sol de compétition
2 personnes
Emballer les surplus de catering
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants du résultat
Vérifier les factures
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 18
Tables du juryqté 4
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Modules de podiumqté 3

Matériel de sport

Aire de compétition
Numéros de départqté 100
Porte-dossardsqté 100
Planches à pince pour le juryqté 12
Fiches de juryqté 300
Stylosqté 40
Chronomètresqté 4
Plotsqté 12
Tapis de stretchingqté 12
Médaillesqté 36
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 100

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable de musique
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Support pour ordinateur portable
Imprimante
Calculatricesqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Mesures à gobelets de cuisineqté 2

Décoration

Bannière de compétitionqté 2
Nappes rondesqté 18
Tentures de scèneqté 3
Arches de ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 20

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Distributeurs de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Courses

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant de publier le formulaire d’inscription : les participants doivent connaître les critères, les frais et les modalités de passage dès le départ.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et établissez une liste définitive des participants avant de construire le programme. Prévoyez aussi un suivi séparé des besoins alimentaires.
Rassemblez les fichiers musicaux plusieurs jours avant la compétition et testez-les sur l’ordinateur, la table de mixage et les haut-parleurs utilisés sur place. Gardez une copie sur au moins une clé USB.
Ne laissez pas les récompenses à la dernière minute : vérifiez les médailles, certificats et autres prix avant l’ouverture du lieu, puis préparez leur ordre de remise.
Répartissez les rôles par écrit : responsable de la compétition, coordinateur musical, jury, accueil et équipe technique. Imprimez le déroulé et la signalisation avant le jour J pour éviter les recherches pendant les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de danse sportive ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, ouvrir les inscriptions et confirmer le jury. Gardez les derniers jours pour le programme, les fichiers musicaux, le catering et les tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de danse sportive ?: Ouvrez les inscriptions dès que le règlement, les catégories et les frais sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des participants et le programme.
Quel matériel faut-il prévoir pour une compétition de danse sportive ?: Prévoyez notamment une aire de compétition, des numéros de départ, des fiches de jury, des stylos, des chronomètres et des médailles. Pour la musique et les annonces, comptez aussi les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, un ordinateur portable, des rallonges et des multiprises.
Quand tester la sonorisation et la musique ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant la compétition et un second à l’ouverture du lieu. Vérifiez les fichiers musicaux, les microphones, les câbles, les prises et le niveau sonore avant l’arrivée des participants.

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