Checklist para organizar una competición de baile deportivo

Una competición de baile deportivo necesita más que una pista y música. Antes de abrir las puertas debes cerrar el reglamento, las categorías, el jurado, las inscripciones y el calendario de competición. También conviene probar el sonido, preparar las hojas de evaluación y confirmar quién se ocupa de cada función. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del recinto hasta la apertura, para que no dependas de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Asignar la dirección de la competición
2 personas
Designar coordinador musical
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Elaborar el calendario de competición
3 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Encargar premios
Asignar al personal
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Informar a los participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el suelo
2 personas
Limpiar el suelo de competición
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Conectar el sonido
3 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los materiales del jurado
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Recibir al público
3 personas
Anunciar la apertura
Guiar las rondas de competición
5 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Introducir resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpio el buffet de catering
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
Anunciar pausas
Llamar a los finalistas
Entregar premios
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Revisar la pista de competición
2 personas
Empaquetar el excedente del catering
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Informar a los participantes sobre el resultado
Revisar las facturas
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 18
Mesas del juradocant. 4
Mesa de inscripcióncant. 2
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 8
Módulos de escenariocant. 3

Material deportivo

Área de competición
Dorsalescant. 100
Portadorsalescant. 100
Portapapeles del juradocant. 12
Hojas de evaluación del juradocant. 300
Bolígrafoscant. 40
Cronómetroscant. 4
Conoscant. 12
Colchonetas de estiramientocant. 12
Medallascant. 36
Vasoscant. 12
Certificadoscant. 100

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil de música
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Soporte para portátil
Impresora
Calculadorascant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Vasos medidores de cocinacant. 2

Decoración

Banner de competicióncant. 2
Manteles redondoscant. 18
Telones de escenariocant. 3
Arcos de globoscant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 20

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Dispensadores de buffetcant. 4
Papeleracant. 8
Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar las inscripciones. Así los participantes sabrán exactamente qué modalidad, nivel y documentación deben indicar en el formulario.
No esperes al último día para elaborar el calendario. Comprueba las inscripciones, agrupa las categorías y envía a cada participante su horario cuando todavía haya margen para corregir errores.
Prepara la música en dos soportes distintos y prueba el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos durante una sesión técnica completa. Lleva también cables, regletas y cinta gaffer para resolver conexiones sueltas.
Entrega al jurado un portapapeles, hojas de evaluación y bolígrafos por puesto, además de algunos repuestos. Las hojas mal impresas o la falta de material pueden detener una ronda aunque la competición esté bien planificada.
Haz una comprobación final de premios, medallas, certificados, dorsales y señalización el día anterior. Asigna por escrito al personal de inscripción, música, pista y coordinación para que cada incidencia tenga un responsable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de baile deportivo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, definir el reglamento, contratar o confirmar el jurado y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, calendario, personal, catering y pruebas técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición, si el reglamento lo permite. Después comprueba duplicados, categorías y preferencias dietéticas antes de elaborar el calendario definitivo.
¿Qué material necesita el jurado en una competición de baile?: Prepara un portapapeles, una hoja de evaluación y un bolígrafo por cada miembro del jurado, más un 10 % de repuestos. Añade cronómetros si forman parte del control de la competición y guarda las hojas por ronda.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la música?: Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve al abrir el recinto. Reproduce varios archivos desde el portátil y la memoria USB, prueba los micrófonos y verifica todos los cables y tomas de corriente.

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