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Tanzsportwettbewerb organisieren: die Checkliste

Bei einem Tanzsportwettbewerb müssen sportliche Regeln, Musik, Jury, Technik und Teilnehmerbetreuung ineinandergreifen. Beginne mit Wettkampfort, Reglement und Kategorien, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Startgelder, Teilnehmerliste, Wettkampfplan und Musikdateien. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Reservierungen, getestete Technik, Beschilderung und ein ausgedruckter Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und macht sichtbar, was am Veranstaltungstag häufig zu spät auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfort reservieren

  • Wettbewerbsreglement festlegen

    2 Personen

  • Wettbewerbskategorien festlegen

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

    2 Personen

  • Wettkampfleitung benennen

    2 Personen

  • Musikkoordinator benennen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startgelder kontrollieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Wettkampfplan erstellen

    3 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Mitarbeitende einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Teilnehmer informieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Preise und Medaillen prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden inspizieren

    2 Personen

  • Wettkampfboden reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Ton anschließen

    3 Personen

  • Musikwiedergabe testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Jurybedarf bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Letzte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Wettkampfrunden betreuen

    5 Personen

  • Juryformulare einsammeln

    2 Personen

  • Ergebnisse eingeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Cateringbuffet sauber halten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Musik und Durchsagen betreuen

    2 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Finalisten aufrufen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Wettkampffläche kontrollieren

    2 Personen

  • Cateringüberschuss verpacken

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer über das Ergebnis informieren

  • Rechnungen prüfen

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 18
  • JurytischeAnz. 4
  • AnmeldetischAnz. 2
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 3

Sportmaterial

  • Wettkampffläche
  • StartnummernAnz. 100
  • StartnummernhalterAnz. 100
  • JuryklemmbretterAnz. 12
  • JuryformulareAnz. 300
  • StifteAnz. 40
  • StoppuhrenAnz. 4
  • PylonenAnz. 12
  • StretchmattenAnz. 12
  • MedaillenAnz. 36
  • BecherAnz. 12
  • ZertifikateAnz. 100

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musiklaptop
  • USB-SticksAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Laptopständer
  • Drucker
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • KüchenmessbecherAnz. 2

Dekoration

  • WettkampfbannerAnz. 2
  • Runde TischdeckenAnz. 18
  • BühnentücherAnz. 3
  • BallonbögenAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • NamenskartenständerAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • BuffetspenderAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Reglement und Wettbewerbskategorien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So wissen Teilnehmende von Anfang an, welche Angaben und Startgebühren gelten.
  • Plane die Anmeldung mit einem festen Stichtag, etwa 7 Tage vor dem Wettbewerb. Prüfe danach Startgelder, Ernährungswünsche und Namen, bevor du die Teilnehmerliste und den Wettkampfplan erstellst.
  • Fordere Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag an. Sammle sie spätestens 5 Tage vorher, ordne sie nach Kategorie und teste jede Datei auf dem Musiklaptop.
  • Teile Mitarbeitende für Anmeldung, Musik, Jury, Technik und Catering mit konkreten Schichten ein. Für die Eröffnung sollten mindestens 60 Minuten für Aufbau, Beschilderung und einen vollständigen Tontest eingeplant sein.
  • Prüfe Preise, Medaillen, Zertifikate und Startnummern am Vortag anhand der Teilnehmerliste. Öffne den Wettkampfort mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit fehlende Stühle, Kabel oder Juryformulare noch ersetzt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tanzsportwettbewerb organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Wettkampforts, dem Reglement und den Kategorien. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen vor dem Termin starten, damit du Teilnehmerliste und Wettkampfplan rechtzeitig erstellen kannst.
Wann sollte man die Musik für einen Tanzsportwettbewerb sammeln?
Sammle die Musikdateien spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb und bestätige fehlende Dateien sofort. Teste am Vortag alle Titel mit Musiklaptop, Mischpult und Lautsprechern.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzsportwettbewerbs?
Plane mindestens 2 Stunden vor Einlass für Aufbau und Kontrolle ein. Wettkampffläche, Jurytische, Anmeldetisch, Technik, Startnummern und Beschilderung sollten vor der ersten Anmeldung bereitstehen.
Wann erstellt man den Wettkampfplan?
Erstelle den Wettkampfplan erst, wenn die Anmeldungen und Startgelder geprüft sind. Schicke den fertigen Plan idealerweise 3 bis 5 Tage vorher an die Teilnehmenden und drucke mehrere Exemplare für Anmeldung und Jury aus.

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