Zo organiseer je een dansschool open dag

Begin met het programma en de beschikbare zalen, niet met de promotie. Bepaal hoeveel bezoekers per proefles passen, welke docenten demonstraties geven en hoeveel rondes je kunt draaien. Daarna richt je de inschrijving en communicatie in, zodat je weet op hoeveel mensen je moet rekenen. In de laatste week bevestig je het docentenprogramma, de muziek, catering en apparatuur. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke entree, vrije dansvloeren en een informatiebalie die vragen snel opvangt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Zalen en capaciteit bepalen
2 personen
3
Docenten voor demonstraties indelen
2 personen
4
Proeflessen samenstellen
3 personen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Posters verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Herinnering naar bezoekers sturen
13
Docentenprogramma bevestigen
2 personen
14
Muziek per les verzamelen
2 personen
15
Reservering catering bevestigen
16
Reservering apparatuur bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
20
Danszalen controleren
2 personen
21
Vloeren vrijmaken
2 personen
22
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Informatiebalie inrichten
2 personen
26
Inschrijfformulieren klaarleggen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Verlichting plaatsen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Muziek afspeellijsten testen
2 personen
32
Proeflesmaterialen klaarleggen
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Teambriefing houden
5 personen

Event

39
Registratietafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Programma toelichten
2 personen
42
Rondleidingen verzorgen
2 personen
43
Informatie over lessen geven
3 personen
44
Dansdemonstraties begeleiden
4 personen
45
Proeflessen begeleiden
5 personen
46
Kinderen naar zalen begeleiden
2 personen
47
Fotomoment begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet netjes houden
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
54
Toiletten tussendoor controleren
55
Programmawijzigingen communiceren
56
Inschrijvingen verwerken
2 personen
57
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
58
Laatste demonstratie aankondigen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
2 personen
65
Danszalen schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
68
Geleende materialen controleren
2 personen
69
Apparatuur inpakken
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Opvolgmail naar bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Baliestafel
Podiumkrukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakeraantal 2
Laptop
Tabletaantal 2
Fotocamera
Statievenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Danslintenaantal 20
Trainingselastiekenaantal 20
Dansspiegelsaantal 4
Handdoekenaantal 40

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Danspostersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Vaasjesaantal 8
Kunstbloemenaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Plan proeflessen in duidelijke blokken en houd rekening met wisseltijd tussen de groepen. Reserveer per zaal voldoende ruimte voor deelnemers, docent en eventueel ouders die meekijken.
Stuur de uitnodigingen pas nadat tijden, zaalcapaciteit en het aanmeldformulier kloppen. Vermeld per proefles het niveau, de duur en het maximaal aantal deelnemers; anders krijg je veel correcties achteraf.
Verzamel dieetwensen en bijzondere aandachtspunten uiterlijk een week vooraf. Bevestig daarna de catering en controleer of koelproducten direct gekoeld kunnen worden opgeslagen.
Test muziek en apparatuur vóór de open dag in elke zaal. Controleer onder meer actieve speakers, het mengpaneel, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen; een kabeltekort merk je meestal pas bij de opbouw.
Maak de entree herkenbaar met bewegwijzering en richt de informatiebalie in met een laptop of tablet. Zet tafels, stoelen en garderoberekken zo neer dat bezoekers niet voor de ingang of dansvloer blijven staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een dansschool open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, programma, zalen en docenten. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en de proeflestijden definitief zijn; stuur daarna 3 tot 5 dagen voor de open dag een herinnering.
Hoeveel bezoekers passen er in een proefles?: Dat hangt af van de zaal en de dansstijl, maar bepaal vooraf één maximum per les en werk met aanmeldingen. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten tussen lessen voor uitstroom, ventilatie en het klaarleggen van materialen.
Wat moet je een week voor een dansschool open dag controleren?: Bevestig het docentenprogramma, de muziek per les, catering en apparatuur. Controleer ook alle aanmeldingen, dieetwensen, zaalindeling, bewegwijzering en de beschikbaarheid van yogamatten, danslinten, trainingselastieken en handdoeken.
Wanneer richt je de danszalen en entree in?: Maak de vloeren op de dag zelf minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers vrij en zet tafels, stoelen en informatiebalie klaar. Test verlichting en geluid vóór de ontvangst, zodat je nog tijd hebt om kabels of apparatuur te verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.