Organiser une porte ouverte d’école de danse

Une porte ouverte réussie permet aux visiteurs de découvrir les cours sans attendre ni chercher leur salle. Commencez par fixer les horaires, la capacité de chaque espace et les démonstrations, puis construisez les cours d’essai autour de ces contraintes. Les inscriptions, la musique, l’accueil et le matériel doivent être confirmés avant la dernière semaine. Le jour venu, prévoyez un parcours simple entre l’entrée, le comptoir d’information, les vestiaires et les salles de danse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les salles et les capacités
2 personnes
3
Répartir les professeurs pour les démonstrations
2 personnes
4
Composer les cours d'essai
3 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer un rappel aux visiteurs
13
Confirmer le programme des enseignants
2 personnes
14
Rassembler la musique par cours
2 personnes
15
Confirmer la réservation du catering
16
Confirmer la réservation du matériel
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
20
Vérifier les salles de danse
2 personnes
21
Libérer les sols
2 personnes
22
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer le comptoir d'information
2 personnes
26
Préparer les formulaires d'inscription
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer l’éclairage
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Tester les playlists musicales
2 personnes
32
Préparer le matériel d’essai
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Présenter le programme
2 personnes
42
Assurer les visites guidées
2 personnes
43
Donner des informations sur les cours
3 personnes
44
Animer les démonstrations de danse
4 personnes
45
Encadrer les cours d’essai
5 personnes
46
Accompagner les enfants aux salles
2 personnes
47
Animer le moment photo
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet en ordre
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Vider les poubelles
54
Vérifier les toilettes entre-temps
55
Communiquer les changements de programme
56
Traiter les inscriptions
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Annoncer la dernière démonstration
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
2 personnes
65
Nettoyer les salles de danse
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Table de caisse
Tabourets de scèneqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte Bluetoothqté 2
Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Appareil photo
Trépiedsqté 2
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Rubans de danseqté 20
Élastiques d’entraînementqté 20
Miroirs de danseqté 4
Serviettesqté 40

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Affiches de danseqté 12
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Petits vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 16

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le programme et la capacité de chaque salle : indiquez l’heure de début, la durée et le nombre maximal de participants pour chaque cours d’essai. Cela évite de surinscrire un atelier ou de déplacer les visiteurs au dernier moment.
Ouvrez les inscriptions au moins 2 à 3 semaines avant la porte ouverte. Demandez le niveau, le cours choisi et les besoins alimentaires éventuels, puis envoyez un rappel 2 jours avant avec l’horaire et la salle.
Attribuez chaque démonstration à un professeur précis et confirmez sa présence 7 jours avant. Rassemblez aussi la musique de chaque cours sur un ordinateur ou un lecteur audio testé, avec une solution de secours.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : installez une table d’information, les chaises, les portants et la signalétique. Un panneau visible dès l’entrée doit orienter vers les salles, les toilettes et l’espace d’attente.
Libérez les sols et testez le son, les rallonges, les multiprises et les microphones avant l’ouverture. Gardez les produits frais au froid et vérifiez le catering le jour précédent pour ne pas interrompre les démonstrations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une porte ouverte d’école de danse ?: Prévoyez 3 à 4 semaines. La première semaine sert à fixer la date, les salles et le programme ; les inscriptions et la communication peuvent commencer dès que les cours d’essai sont définis.
Quand envoyer les invitations pour une porte ouverte d’école de danse ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un rappel 48 heures avant. Le rappel doit préciser l’heure d’arrivée, le cours réservé et la salle concernée.
Combien de personnes prévoir par cours d’essai ?: Limitez chaque cours à la capacité réelle de la salle et à l’espace nécessaire pour bouger sans se gêner. Définissez ce nombre avant l’ouverture des inscriptions, puis gardez une liste d’attente si le cours est complet.
Quand préparer le matériel et les salles de danse ?: Vérifiez les salles, le sol, le son et l’éclairage la veille, puis refaites un contrôle 1 à 2 heures avant l’accueil. Installez les tables, les chaises, la signalétique et le comptoir d’information avant l’arrivée du premier visiteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.