Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una escuela de baile

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante entiende el programa desde que entra y puede probar una clase sin esperas. Empieza fijando la fecha, las salas y el aforo; después asigna docentes y prepara las inscripciones. En la última semana, confirma horarios, música, catering y equipo. El día del evento, deja los suelos despejados, señaliza cada sala y monta un punto de información visible.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Determinar salas y capacidad
2 personas
3
Asignar a los docentes para las demostraciones
2 personas
4
Preparar las clases de prueba
3 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Distribuir carteles
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar recordatorio a los visitantes
13
Confirmar el programa de docentes
2 personas
14
Recopilar música por clase
2 personas
15
Confirmar la reserva del catering
16
Confirmar la reserva del equipo
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
20
Comprobar las salas de baile
2 personas
21
Despejar los suelos
2 personas
22
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Montar el mostrador de información
2 personas
26
Dejar listos los formularios de inscripción
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Instalar la iluminación
2 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Probar los micrófonos
2 personas
31
Probar listas de reproducción de música
2 personas
32
Preparar los materiales de la clase de prueba
3 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Preparar aperitivos
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Hacer briefing al equipo
5 personas

Evento

39
Atender la mesa de registro
2 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Presentar el programa
2 personas
42
Realizar las visitas guiadas
2 personas
43
Dar información sobre las clases
3 personas
44
Coordinar demostraciones de baile
4 personas
45
Guiar las clases de prueba
5 personas
46
Acompañar a los niños a las salas
2 personas
47
Coordinar el momento de fotos
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener el buffet ordenado
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
54
Comprobar los baños entre medias
55
Comunicar los cambios del programa
56
Procesar las inscripciones
2 personas
57
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
58
Anunciar la última demostración
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar la cocina
2 personas
65
Limpiar las salas de baile
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Recoger y retirar la basura
2 personas
68
Comprobar el material prestado
2 personas
69
Empacar el equipo
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Enviar correo de seguimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mesa de recepción
Taburetes de escenariocant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz Bluetoothcant. 2
Portátil
Tabletacant. 2
Cámara de fotos
Trípodescant. 2
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Cintas de bailecant. 20
Bandas elásticas de entrenamientocant. 20
Espejos de danzacant. 4
Toallascant. 40

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras para servircant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Pósters de bailecant. 12
Mantelescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Jarroncitoscant. 8
Flores artificialescant. 16

Catering

Compras

Consejos

Define el programa por franjas horarias y asigna cada demostración a una sala con aforo suficiente. Deja al menos 10 minutos entre clases para cambiar de grupo y evitar acumulaciones en la entrada.
Abre el formulario de inscripción con una semana de margen como mínimo y pregunta por preferencias dietéticas. Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con el horario, la sala y la hora de llegada recomendada.
Prepara la música de cada clase por adelantado y comprueba el reproductor, la mesa de mezclas, los micrófonos y los altavoces en la sala correspondiente. Haz una prueba completa de sonido al menos 60 minutos antes de recibir al público.
Calcula el recorrido del visitante: recepción, guardarropa, salas de baile y zona de descanso. Coloca la mesa de recepción, percheros, señalización y sillas antes de abrir, no durante la llegada de los primeros grupos.
Revisa el catering y los productos refrigerados el día anterior y conserva estos últimos en frío hasta el servicio. Comprueba también cables, regletas, focos y linternas para no depender de una toma de corriente o de la iluminación de una sola sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de baile?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva las salas, define el programa y confirma a los docentes al principio; deja la última semana para inscripciones, recordatorios, compras y comprobaciones técnicas.
¿Cuánto debe durar una clase de prueba en una jornada de puertas abiertas?: Reserva entre 30 y 45 minutos por clase y añade unos 10 minutos para entradas y salidas. Así puedes ofrecer varias disciplinas sin que los grupos se mezclen ni se retrase todo el programa.
¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los visitantes?: Envíalo entre 24 y 48 horas antes del evento. Incluye la hora de llegada, las clases elegidas, la sala correspondiente y cualquier indicación sobre ropa, material o preferencias alimentarias.
¿Cuándo se debe montar el equipo de sonido y revisar las salas?: Monta el equipo y revisa los suelos, espejos, iluminación y señalización al menos 60 minutos antes de abrir. Haz una prueba con la música y los micrófonos en cada sala, no solo en la sala principal.

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