Tag der offenen Tür in der Tanzschule planen

Ein Tag der offenen Tür lebt von kurzen Schnupperstunden, klaren Abläufen und einem Empfang, an dem Interessierte sofort Antworten bekommen. Lege zuerst Datum, Programm und Raumkapazitäten fest, bevor du Einladungen verschickst oder Beiträge veröffentlichst. Danach teilst du Dozenten ein, sammelst Anmeldungen und bestätigst Musik, Catering und Geräte. Am Veranstaltungstag zählen freie Tanzflächen, gut sichtbare Hinweise und ein vorbereiteter Informationsstand.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Kapazität festlegen
2 Personen
3
Dozenten für Vorführungen einteilen
2 Personen
4
Schnupperstunden zusammenstellen
3 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Beiträge posten
9
Poster verteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Erinnerung an Besucher senden
13
Lehrerprogramm bestätigen
2 Personen
14
Musik pro Unterricht sammeln
2 Personen
15
Catering-Reservierung bestätigen
16
Gerätereservierung bestätigen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
20
Tanzsäle kontrollieren
2 Personen
21
Böden freiräumen
2 Personen
22
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Informationsstand einrichten
2 Personen
26
Anmeldeformulare bereitlegen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Beleuchtung anbringen
2 Personen
29
Tontechnik anschließen
2 Personen
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Musik-Playlists testen
2 Personen
32
Materialien für die Probestunde bereitlegen
3 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Teambriefing durchführen
5 Personen

Event

39
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
40
Besucher begrüßen
3 Personen
41
Programm vorstellen
2 Personen
42
Führungen durchführen
2 Personen
43
Informationen zu den Kursen geben
3 Personen
44
Tanzvorführungen begleiten
4 Personen
45
Schnupperstunden betreuen
5 Personen
46
Kinder zu den Sälen begleiten
2 Personen
47
Fotomoment begleiten
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet ordentlich halten
52
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
53
Mülleimer leeren
54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
55
Programmänderungen kommunizieren
56
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Letzte Vorführung ankündigen
59
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Küche reinigen
2 Personen
65
Tanzsäle reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
68
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
69
Geräte einpacken
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Follow-up-E-Mail an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
Empfangstheke
BühnenhockerAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Laptop
TabletAnz. 2
Fotokamera
StativeAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4

Sportmaterial

YogamattenAnz. 30
TanzbänderAnz. 20
TrainingsbänderAnz. 20
TanzspiegelAnz. 4
HandtücherAnz. 40

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
TellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 60
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 4
AusgießkannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
TanzplakateAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
Fotowand
FotopropsAnz. 20
VasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 16

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Schnupperstunden mit festen Startzeiten und notiere pro Raum die maximale Teilnehmerzahl. So vermeidest du Überfüllung und kannst Anmeldungen rechtzeitig auf andere Zeiten verteilen.
Verschicke Erinnerungen spätestens 48 Stunden vorher. Frage dabei erneut nach Ernährungswünschen und weise auf Beginn, Treffpunkt und benötigte Kleidung hin.
Bestätige Lehrerprogramm, Musik und Technik mindestens eine Woche vor dem Termin. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Musikplayer anschließend noch einmal im jeweiligen Tanzsaal.
Räume Böden, Wege und Eingänge am Vortag frei. Beschilderung, Empfangstheke und Informationsstand sollten vor dem Einlass stehen; Garderobenständer und Kleiderbügel werden häufig erst in letzter Minute vermisst.
Lagere Kühlprodukte gekühlt und stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen sowie Wasserkocher vor Beginn bereit. Rechne bei Getränken und Catering mit einer Reserve für angemeldete Gäste, die spontan jemanden mitbringen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Tanzschule planen?: Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumkapazitäten. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldeformular, Einladungen und erste Social-Media-Beiträge fertig sein.
Wie viele Schnupperstunden sollte eine Tanzschule anbieten?: Plane mehrere kurze Einheiten über den Tag verteilt und begrenze jede Stunde nach der Kapazität des jeweiligen Raums. Eine Anmeldung mit festen Zeitfenstern sollte spätestens zwei Wochen vorher möglich sein.
Wann müssen Musik und Technik für den Tag der offenen Tür bereitstehen?: Sammle die Musik und bestätige das Lehrerprogramm mindestens sieben Tage vorher. Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Techniktest mit Lautsprechern, Mikrofonen, Mischpult und Verlängerungskabeln durch.
Wann soll man Besucher an den Tag der offenen Tür erinnern?: Sende die Erinnerung 48 Stunden vor Beginn und nenne darin Uhrzeit, Raum, Schnupperstunde und Hinweise zur Kleidung. Bearbeite neue Anmeldungen bis zum Veranstaltungstag und halte eine aktuelle Liste am Empfang bereit.

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