Zo organiseer je een dansmiddag zonder gedoe

Begin met het aantal bezoekers en werk daarna in vaste volgorde: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, muziek en locatie regelen en pas dan inkopen. Verzamel dieetwensen vooraf, zodat hapjes en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Test de muziekapparatuur vóór de bezoekers komen en houd bij het opstellen een ruime dansvloer vrij. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een goed getest muziekprogramma en een team dat weet wie wat doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Muziekbestanden controleren
6
Reserveringen bevestigen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Materialen verzamelen
2 personen
10
Locatie en vloer controleren
2 personen
11
Tafels opstellen
3 personen
12
Stoelen plaatsen
3 personen
13
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
14
Muziek en microfoon testen
2 personen
15
Verlichting ophangen
2 personen
16
Versiering ophangen
3 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Buffet en bar inrichten
2 personen
20
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
21
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

22
Bezoekers ontvangen
2 personen
23
Muziek verzorgen
24
Dansvloer vrijhouden
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Koffie en thee verzorgen
28
Afvalbakken legen
29
Laatste nummers aankondigen
30
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Apparatuur uitschakelen
2 personen
32
Servies verzamelen
3 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Locatie schoonmaken
3 personen
36
Decoratie verwijderen
2 personen
37
Materialen controleren
2 personen
38
Geleende spullen retourneren
2 personen
39
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Messenaantal 40
Vorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen en aanmeldingen minstens 2 weken vooraf. Noteer per bezoeker ook dieetwensen en gebruik het definitieve aantal om boodschappen, glazen, borden en stoelen te controleren.
Maak het muziekprogramma uiterlijk 3 dagen vooraf en controleer alle muziekbestanden op de laptop. Test speakers, mengpaneel en microfoon vóór de deuren opengaan, zodat je niet met kabels en geluidsproblemen begint.
Controleer de vloer en looproute voordat je tafels en stoelen plaatst. Zet buffet- en klaptafels aan de rand van de ruimte en reserveer het midden voor de dansvloer.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud in koelboxen en richt buffet en bar in voordat de eerste bezoekers arriveren. Zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en bestek op vaste plekken, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
Geef vrijwilligers 15 minuten voor de ontvangst een korte taakverdeling. Laat één persoon de aanmeldtafel bemannen, één persoon de muziek bewaken en één persoon regelmatig de dansvloer en afvalbakken controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansmiddag organiseren?: Begin minimaal 2 weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen. Plan de laatste 3 dagen voor muziekcontrole, dieetwensen, boodschappen en het bevestigen van de locatie.
Hoeveel ruimte moet ik vrijhouden voor een dansmiddag?: Houd het midden van de zaal zo veel mogelijk leeg en plaats tafels en stoelen langs de randen. Controleer de vloer vóór het opstellen en laat doorgangen naar buffet, bar en uitgang vrij.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansmiddag testen?: Test laptop, actieve speakers, mengpaneel en microfoon op de dag zelf vóór de ontvangst. Controleer daarnaast alle muziekbestanden uiterlijk 3 dagen eerder, zodat je nog vervanging kunt regelen.
Wanneer moet ik hapjes en drankjes klaarzetten?: Zet dranken ongeveer 2 uur vooraf koud en richt buffet en bar vóór de bezoekers binnenkomen in. Bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf en houd rekening met de eerder verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.