Organiser une après-midi dansante sans rien oublier

Une après-midi dansante se prépare d’abord avec le nombre de participants, les besoins alimentaires et le programme musical. Ensuite, confirme les réservations, vérifie les courses et rassemble le matériel avant le jour J. Sur place, installe les tables, les chaises, le buffet, la sonorisation et l’éclairage avant l’arrivée du public. Prévois enfin un accueil clairement visible, une piste dégagée et des bénévoles qui savent quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Vérifier les fichiers musicaux
6
Confirmer les réservations
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Rassembler le matériel
2 personnes
10
Vérifier le site et le sol
2 personnes
11
Installer les tables
3 personnes
12
Installer les chaises
3 personnes
13
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
14
Tester la musique et le micro
2 personnes
15
Installer l'éclairage
2 personnes
16
Suspendre la décoration
3 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
20
Installer la table d’inscription
2 personnes
21
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

22
Accueillir les visiteurs
2 personnes
23
Fournir la musique
24
Dégager la piste de danse
25
Servir des amuse-bouches
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
28
Vider les poubelles
29
Annoncer les derniers morceaux
30
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

31
Éteindre l’équipement
2 personnes
32
Rassembler la vaisselle
3 personnes
33
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Nettoyer le lieu
3 personnes
36
Retirer la décoration
2 personnes
37
Vérifier le matériel
2 personnes
38
Rendre les articles empruntés
2 personnes
39
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements
Poubellesqté 5

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 80
Louchesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphone
Ordinateur portable
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de faire les courses. Garde une liste actualisée le jour de l’événement.
Teste la table de mixage, le microphone, l’ordinateur portable et les fichiers musicaux avant l’ouverture. Prévois des rallonges et des multiprises adaptées, plutôt que de chercher une solution au dernier moment.
Installe les tables et les chaises en laissant un passage libre vers la piste de danse, le buffet et les sorties. Vérifie aussi le sol avant de brancher le matériel ou de suspendre les décorations.
Mets les boissons au frais avant l’arrivée des visiteurs et aménage séparément le buffet, le bar et la table d’inscription. Les verres, tasses, assiettes et couverts doivent être accessibles sans bloquer la circulation.
Briefe les bénévoles juste avant l’accueil sur les inscriptions, le service des amuse-bouches et la piste de danse. Place les poubelles et le matériel de nettoyage à portée de main pour intervenir rapidement en cas de renversement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une après-midi dansante ?: Prévois au moins 2 à 3 heures d’installation sur place avant l’arrivée du public. Ce délai couvre les tables, les chaises, le buffet, le son, l’éclairage, les décorations et le test de la musique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une après-midi dansante ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les allergies ou régimes alimentaires et d’ajuster les courses.
Combien de musique faut-il préparer pour l’après-midi ?: Prépare une sélection couvrant toute la durée prévue, avec au moins 30 à 60 minutes de musique supplémentaire. Vérifie chaque fichier la veille afin d’éviter une interruption pendant la danse.
Que faut-il vérifier dans la salle avant l’ouverture ?: Vérifie le sol, les passages, les prises électriques et l’espace disponible pour la piste au moins 2 heures avant l’accueil. Teste ensuite le microphone, la musique et l’éclairage avec la salle déjà installée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.